Beheersen van het tenderproces

Bij tenders ligt de druk vaak tot op het laatste moment hoog en dit maakt het werk uitdagend. Maar wat als je het einde van het tenderproces zelf kunt bepalen? Dat het plan net wat eerder af is dan, wat gebruikelijk is, pas op de datum van de deadline?

“Deadlines zijn tegelijkertijd zowel mijn beste vriend als mijn grootste vijand”, vertelt Charley van der Sman. Adviseur Tendermanagement bij Flux Partners. “Een plan kan namelijk altijd beter, daarom blijf je het verbeteren tot het aller laatste moment. Vaak wordt de druk vlak voor de deadline nog wat verder opgevoerd. Dan moet het plan toch nog even over de kop, want ‘deze maatregel is toch wel te duur’, ‘de stuurgroep vindt …’ of ‘er is een eis gewijzigd in de nota, dus deze oplossing mag niet meer’. Op zulke momenten is het altijd fijn om te weten dat de finish in zicht is, en dat de druk er bijna weer af is.”

Voldoening en vertrouwen
“Ondanks dat de dynamiek en tijdsdruk het tenderen zo uitdagend maken, heb ik in mijn laatste tender ervaren dat ‘het is nooit af’ niet altijd opgaat. We waren in dat project verantwoordelijk voor de EMVI-documenten. Een paar dagen voor de deadline waren de plannen al klaar en konden we deze met het team in alle rust opmaken en afronden. Het einde van het tenderproces bepaal je dan zelf: het is het moment dat je het plan als team goed genoeg vindt en niet het moment dat de tijd om is. Dat geeft zoveel voldoening en vertrouwen.”

Uit deze tender heb ik een aantal lessen geleerd:

Small talk
“Corona is bijvoorbeeld geen showstopper. Samenwerken met mensen die je alleen via je beeldscherm hebt leren kennen, gaat wat minder gemakkelijk dan wanneer je samen hele dagen in dezelfde ruimte zit. Maar met wat tijd voor ‘smalltalk’ voordat de overleggen startten, ontstond er een goede sfeer, leerden we elkaar beter kennen en hebben we veel gelachen. En met een goede voorbereiding van digitale overleggen en het handig inzetten van wat Teams te bieden heeft, hebben we de output er uitgehaald die we nodig hadden. “

Duidelijkheid
“Verder is het tenderteam heel bepalend. Het hele team was vanaf dag 1 beschikbaar. Voor elk EMVI-onderwerp was er een specialist betrokken, die bekend was met het onderwerp en zich betrokken en verantwoordelijk voelde voor de inhoud van de plannen. Iedereen had een duidelijk aanwijsbare bijdrage in de tender, dus ik wist precies wie ik waarvoor moest bellen. De sfeer was goed, dus de drempel om iemand te bellen voor afstemming was heel laag. Bovendien werden er op tijd keuzes gemaakt in onze aanpak en werd er focus aangebracht in wat we wel en niet in de tenderfase uitzoeken.”

Vooruit kijken
“Mijn laatste les is: kijk zo gedetailleerd mogelijk vooruit. Vooraf had ik een EMVI-planning opgesteld die uitgebreider was dan dat ik gewend ben. Uit de analyse van de uitvraag ontstond een lijst met thema’s waarop we meerwaarde wilden aanbieden in het plan. Die thema’s heb ik gekoppeld aan de verwachte voortgang van het specialistenteam en per week bepaald over welk thema we die week de meerwaarde duidelijk wilden krijgen. Hierdoor wist ik precies wat ik per week aan inhoud wilde verzamelen en daarmee bereidde ik de sessies voor. Zo kwamen we met het team op een gestructureerde manier tot een volledige set maatregelen om onze meerwaarde te beschrijven. Dit gaf veel overzicht en rust. Ik wist: bij deze reviewversie zijn we misschien nog niet compleet, maar dat komt vanzelf.”

Het einde van een tender hoeft dus niet per definitie stressvol te zijn. Een beheerst proces geeft misschien wat minder adrenaline, maar zeker meer voldoening en vertrouwen. En dat werkt voor het tenderteam in zijn voordeel.

Benieuwd wat Flux Partners voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Ruben Maat.

Meer Flux Updates