Faalkosten voorkomen door goed configuratiemanagement

Het komt helaas te vaak voor dat het wijzigingenproces (ook wel bekend als Change Control) en versiebeheer (ook wel bekend als configuratiemanagement) in projectorganisaties niet goed ingericht is. Hierdoor worden er fouten gemaakt, met grote faalkosten tot gevolg. Fluxer Ysbrand Ten Houte De Lange vertelt hier meer over.

“Vandaag staat er een producttoets op de planning door de opdrachtgever. Samen met de opdrachtgever en de verantwoordelijk uitvoerder worden de werkzaamheden getoetst op kwaliteit en voortgang. Na een kop koffie en het werk op papier te hebben doorgenomen, stappen we in de auto om het werk ter plekke te bekijken.

Ter plaatse is opdrachtgever onder de indruk van de voortgang en de kwaliteit. Er wordt een eerder aangeleverd keuringsformulier tevoorschijn gehaald door de opdrachtgever om na te lopen of ook de restpunt administratie op orde is. We krijgen alle lof, alles loopt gesmeerd en het lijkt erop dat we deze producttoets na al onze inzet ook deze keer zonder negatieve bevindingen zullen afronden. Maar dan wijst een van de opdrachtgevers naar een stalen leuning van het dichtstbijzijnde kunstwerk en zegt: ‘Deze leuning is gegalvaniseerd, maar wij hebben toch tijdens het ontwerp een verzoek tot wijzing ingediend voor een witte (gespoten) leuning RAL9001?’ Ik kijk hem verbaasd aan. Dit weet ik niet natuurlijk niet uit mijn hoofd, maar uiteraard is dit een misverstand. Alle onze wijzingen die door opdrachtgever zijn opgesteld zijn volgens het proces goed verwerkt, toch? Ik begin te twijfelen. Hoe dan ook, er wordt afgesproken dat de opdrachtgever hier een melding van zal maken, zodat wij dit zullen uitzoeken. Helaas na terugkomst, blijkt toch de opdrachtgever gelijk te hebben. Zijn aanvraag is ingediend, afgerekend en verwerkt. En toch is het misgegaan.”

Serieuze faalkosten
Bovenstaande voorbeeld heeft minder impact en is minder ingewikkeld wanneer het gaat om relatief eenvoudige wijzigingen of zaken die eenvoudig na uitvoering te herstellen zijn. Problemen worden pas echt groot en complex wanneer het uitgevoerde werk niet meer ongedaan kan worden gemaakt, of wanneer het probleem software gerelateerd is en het daarom onduidelijk is hoe en op welke manier de wijzing is verwerkt. Het is voor opdrachtgevers dan ook een doorn in het oog wanneer de opdrachtnemer geen duidelijk en transparant wijzingenproces kan voorleggen. Laat staan wanneer een wijziging onjuist of geheel niet is doorgevoerd. Want welke wijzigingen zijn nog meer niet doorgevoerd? En welke impact heeft dit bijvoorbeeld op de constructie, het functioneren of de exploitatie van het werk? We spreken in zulke gevallen over serieuze faalkosten met enorme gevolgen. Denk aan uitzoek werk, re-work of het stileggen van het werk door de opdrachtgever.

Vastleggen van het slakkenspoor
Ervaring leert dat deze problemen onder andere te voorkomen zijn met een voldoende ingericht configuratiemanagementproces. Het is voor de ontwerpende en uitvoerende partij van groot belang dat van elke wijzingen en afwijking de impact wordt bepaald. Denk aan: ontwerp, veiligheid, kwaliteit, geld, tijd, maakbaarheid, inkoop etc. Ik noem dit zelf ‘de vastlegging van het slakkenspoor’. (Je kent vast die agenda afspraken wel, het alom gevreesde Change Control Board – overleg. ANNULEREN, daar hebben we toch geen tijd voor…. Toch?!)

Een van de grootste denkfouten is, dat wanneer opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeengekomen over een wijziging of afwijking en de handtekeningen nog maar net is opgedroogd, de nazorg niet voldoende beheerst wordt. Denk aan de eisen aanpassen, tekeningen updaten, berekeningen opnieuw maken, planningen aanpassen etc. Met als gevolg dat je alsnog gegalvaniseerde leuningen hebt in plaats van witte leuningen.

Het is van belang dat hier bij aanvang van elke project direct oog voor is door alle betrokkenen. Zowel voor interne wijzingen die voortkomen uit nieuwe inzichten als uiteraard de contractuele wijzigingen. Mijn mening is dan ook wanneer configuratiemanagement vanaf de aanvang van het project direct op voldoende niveau is ingericht en iedereen begrijpt welke rol hij/zij heeft om dit proces te beheersen, dat deze faalkosten kunnen worden voorkomen. Want een wijziging of een afwijking overeenkomen is een begin van heel veel meer werk dan alleen de handtekening zetten.

Wat kan Flux Partners betekenen?
Mocht je hier ook tegen aanlopen of willen weten wat Flux Partners voor jou in dit proces kan betekenen, wat onze aanpak is en welke oplossingen er zijn? Neem contact op met Paul Rimmelzwaan.

Meer Flux Updates