Het universele tenderproces

Sinds januari werkt Rianne Mastop als adviseur tendermanagement bij Flux Partners. Daarvoor werkte zij in het tenderteam van een OV-bedrijf. “Ik krijg vaak de vraag: ‘Hoe anders is dit nu?’. Alhoewel ik mij nu in een totaal andere markt bevind, zie ik vooral overeenkomsten”, vertelt Rianne. “Om een tenderproces efficiënt te laten verlopen heb je te maken met een aantal belangrijke stappen. Deze stappen zijn essentieel, ongeacht wat de precieze inhoud van de aanbesteding is. Of het nu gaat om het winnen van een provinciaal OV-contract met een looptijd van 10 jaar, een onderhoudscontract voor een Rijksweg, de renovatie van een tunnel of de realisatie van een brug – als je stappen mist, mis je de bus.” In deze blog vertelt Rianne over deze stappen en wat haar rol daarin is.

Goede voorbereiding
“Alles begint, uiteraard, met een goede voorbereiding. Wanneer je goed in het vizier hebt welke contracten binnenkort op de markt komen, heb je ruim de tijd om te onderzoeken of het contract aansluit op de bedrijfsstrategie. Momenteel werk ik voor een klant aan een tender die bestaat uit drie percelen waarop afzonderlijk wordt ingeschreven. De eerste stap is hier om te bepalen of al deze percelen aansluiten op de bedrijfsstrategie óf dat we met name in willen zetten op één van deze percelen.”

Tenders beginnen bij het team
“Na de voorbereiding begint het inrichten van het tenderproces. Het is cruciaal dat je tijdig de juiste mensen vrijmaakt. Kijk hiervoor ook naar de uitvraag van de klant. Welke EMVI-criteria vraagt de klant uit, en welke expertise is hiervoor belangrijk?

Door de rollen duidelijk te verdelen, weet iedereen precies wat zijn of haar verantwoordelijkheid is, en vooral ook wat niet. Ik controleer altijd of iedereen zich in de tenderplanning kan vinden en stem af wat we precies verwachten op de tussenmijlpalen (brons, zilver, goud), zodat hier geen verwachtingsverschillen in ontstaan. Om ervoor te zorgen dat er geen vertraging ontstaat vraag ik tijdens wekelijkse sessies waar iedereen mee bezig is, of zij op schema lopen én met name of ze over voldoende tijd en kennis beschikken om hun taken te kunnen uitvoeren. Zo kan je elkaar tijdig bijstaan of bijschalen indien nodig en behoud je een prettige en collegiale werksfeer.”

Analyseren en discussiëren
Vervolgens begint het échte werk: het bepalen en beschrijven van het aanbod. Om te weten wat we willen aanbieden, is het belangrijk dat je begrijpt wat de klant precies van je vraagt: de welbekende ‘vraag achter de vraag’ doorgronden. Vaak is er sprake van begrippen die op meerdere manieren uitgelegd kunnen worden. In aanbestedingen binnen de civiele techniek is het, anders dan in de OV-wereld, vaak mogelijk om in gesprek te gaan met de klant. Middels dialooggesprekken en specialistische overleggen toets je of jouw interpretatie van de wens van de klant juist is en of oplossingsrichtingen daarop aansluiten. De antwoorden van de klant helpen in het maken van de juiste keuzes.

Zodra de uitvraag is doorgrond, bekijk ik samen met het team welke analyses nodig zijn om de oplossingsrichting te bepalen. Zowel voor tenders in het OV als in de techniek zie ik regelmatig dat de opdrachtgever vraagt om een procesverbetering. Ik probeer dan te achterhalen hoe de huidige processen zijn ingericht en hoe dit efficiënter kan. Dit doe ik door wekelijkse kennissessies en brainstorm- en strategiesessies te organiseren met als doel om onze meerwaarde te bepalen. Wat is ons onderscheidend vermogen? Wat zijn de risico’s? Wat denken we dat de concurrentie doet? Wat zijn de laatste innovatieve mogelijkheden in de markt?

Schrijven en uitdagen
Wanneer de strategie, meerwaarde en aanpak helder worden, begint ook het schrijfproces. Ons aanbod moet SMART zijn: vrij van vaagheden en twijfelwoorden. Wat gaan we precies doen? En hoe weet de klant dat we dit ook écht gaan doen? Tijdens het schrijven is het belangrijk dat het aanbod op de tussenmijlpalen zowel intern (door het tenderteam en de tender board) als extern (door experts buiten de tenderorganisatie) wordt getoetst. Het laatste voorkomt dat je in een tunnelvisie belandt met elkaar.

De eindsprint naar die laatste deadline is een intensief proces. Mijn rol is om het overzicht te bewaken: wie pakt wat op? Liggen we op schema? Zijn we volledig en hebben we ook alle bijlagen in beeld? Hiervoor maak ik een laatste check-list die we voor het indienen doorgelopen moeten hebben.

Dat ik geen technicus ben voelt voor mij niet als een belemmering: ook in de OV-wereld was ik binnen tenders betrokken bij uiteenlopende onderwerpen, die meer of minder aansloten bij mijn eigen kennis. Mijn rol was én is om uit te dagen en kritische vragen te stellen aan de specialisten. Hierbij houd ik altijd de klantvraag en het verhaal dat we willen vertellen in mijn achterhoofd.

De externe adviseur
Nu ik bij Flux Partners werk, neem ik aan het tenderproces deel als externe adviseur. Het daagt mij uit nog sneller tot de kern te komen, en dwingt mij om een organisatie snel te leren kennen – strategie, marktpositie, bedrijfscultuur en de mensen. Dit speelt allemaal een rol in het passend structureren van het tenderproces en spreekt mij – vanuit mijn opleiding in managementwetenschappen – ontzettend aan.

De toegevoegde waarde van een externe tenderadviseur was mij al bekend vanuit het OV, maar is mij ook bij Flux Partners direct opgevallen. In een tenderproces zijn de belangen altijd groot, terwijl tijd en capaciteit krap zijn. Specialisten hebben vaak te maken met meerdere projecten tussendoor. Het bewaken van alle hiervoor genoemde stappen is cruciaal om tijdig tot een mooie en kanshebbende aanbieding te komen. Met een adviseur van Flux Partners borg je dat hier aandacht voor is en blijft. Bij Flux Partners zijn we scherp op het proces én scherp op de inhoud.

Benieuwd wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen op het gebied van Tendermanagement? Neem contact op met Ruben Maat.

Meer Flux Updates