Werken met een strakke planning vraagt overzicht en efficiëntie

Strukton Systems is in het zuiden van het land bezig met het vervangen van stationsverlichting voor een duurzamere LED-optie. Fluxer Maarten Kröse is door Strukton Systems gevraagd om de projectbeheersing op zich te nemen voor regio Zuid. “Er gebeurt veel tegelijk en dit vraagt om een strakke planning, duidelijke afspraken en veel efficiëntie.”

Regio Zuid is opgedeeld in clusters, welke in hoog tempo op de markt komen. De grootste uitdaging is het managen van al deze clusters, omdat alle clusters parallel worden uitgevoerd. “Elke cluster bestaat grofweg uit vier fasen en heeft een doorlooptijd van één jaar. Dit houdt in dat er veel tegelijk gebeurt en er veel mijlpalen zijn. Dit vraag een strakke planning, duidelijke afspraken en veel efficiëntie.”

Overal bij betrokken
In zijn rol als Procesmanager heeft Maarten voornamelijk een signalerende functie en bewaakt hij de planning. “Het leuke aan dit project is dat ik, door de kleine omvang van het project, alle rollen in mijn eentje kan uitvoeren.” Te denken valt aan: contractmanagement, risicomanagement, financieel management, kwaliteitsmanagement en het coördineren van de oplevering. “Vaak hebben deze rollen met elkaar te maken en wanneer één persoon deze uitvoert, heb je niet te maken met afstemming en coördinatie. Wat de kans op fouten verkleint.”

Verschillende rollen
Het project bestaat uit verschillende fasen. In de eerste fase wordt het project opgestart. Maarten is verantwoordelijk voor het maken van het project kwaliteitsplan, de rode draad van het project. Daarnaast maakt hij andere belangrijke documenten, zoals de Work Breakdown Structure (WBS). In de tweede fase worden de uitvoeringsontwerpen gemaakt door de engineers van Strukton. Maarten houdt in deze fase de planning bij. “Ik zorg ervoor dat alles op tijd ter acceptatie ingediend wordt bij de opdrachtgever.” Daarna gaat fase drie van start: de werkvoorbereiding en uiteindelijk het bouwen zelf. “Tijdens de uitvoering moet alles samen komen. Natuurlijk proberen wij alles op voorhand te voorzien, maar het zijn uiteindelijk de vakmensen van Strukton die de kwaliteit buiten leveren. Juist wanneer er dingen gebeuren die wij niet hadden (kunnen) voorzien.” Na uitvoering is het aan Maarten om fase vier, de oplevering van het werk, te coördineren. “Elk station ondergaat een serie aan controles en keuringen om te zien of er aan het ontwerp is voldaan. Daarnaast worden er door de opdrachtgever nog een hoop documenten gevraagd benodigd het beheer en onderhoud.” De oplevering moet snel gaan, vanwege de hoeveelheid stations en de strakke deadlines. “Het leuke van dit project is dat ik als projectbeheerser meerdere rollen kan vervullen”, vindt Maarten.

Optimalisatie is het sleutelwoord
Vanwege de hoeveelheid clusters probeert Maarten alles te optimaliseren. Dit door het onnodige te elimineren en alleen de essentie te behouden. “Voor elke cluster zijn de werkzaamheden nagenoeg gelijk. Door een integrale aanpak, waarbij ik alleen focus op de knelpunten en risico’s, blijft het overzichtelijk en zie je de relatie tussen de clusters onderling”, vertelt Maarten. Bovendien kost dit minder tijd om te beheersen. “Daarnaast verwacht ik dat alle projectteamleden eigenaarschap tonen. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft. Ook weet ik precies wie ik moet benaderen wanneer ik een knelpunt zie, waardoor ik het overzicht kan bewaken.”

Over het project
Op dit moment is er gestart met de uitvoering van het eerste cluster, daarna volgt er elke vier weken een ander cluster. Het plan is om begin december het eerste cluster op te leveren, om vervolgens elke maand een ander cluster op te leveren. De doelstelling van de opdrachtgever is om eind 2020 alles gereed te hebben.

Wil jij ook werken voor projecten zoals deze? Bekijk onze vacatures.

Meer Flux Updates