Wanneer een gemeente gebruik maakt van Best Value Procurement (BVP) wordt hiermee prestatie-inkoop bedoelt. De BVP is een inkoopmethodiek waarbij aanbestedende dienst aangeeft dat zij op zoek zijn naar de meeste waarde voor de laagste prijs. De BVP-methodiek kan zowel via een openbare als niet openbare aanbestedingsprocedure verlopen. Wilt u weten wat het verschil is tussen EMVI en BVP? En wat de voordelen zijn van de BVP-methodiek? Lees dan meer over de Best Value Procurement in dit artikel.
Wat is Best Value Procurement?
Verschillende gemeenten passen de BVP-methodiek toe. BVP is een afkorting van Best Value Procurement. Deze methodiek heeft als doel dat de inschrijvingen in de gunningsfase worden gewaardeerd. Bij de BVP-methodiek wordt uitgegaan van het principe dat voor de laagste prijs de meeste waarde moet worden verkregen. Bij de BVP-methode schrijft de aanbestedende partij veel minder standaarden en minimumeisen voor. Hierdoor is het voor opdrachtnemers lastig om zich op basis van kwaliteit te onderscheiden, waardoor zij worden gestimuleerd om met een lage prijs in te schrijven en de opdracht op deze manier binnen te halen. Dit heeft als gevolg dat de winst van de aanbieders in het geding komt.
Om de kwaliteit van de opdracht te bewaken, worden voor het BVP-proces vier verschillende fasen doorlopen:
- Voorbereidingsfase: de opdrachtgever verdiept zich in de BVP-methode en formuleert de doelstellingen.
- Beoordelingsfase: de opdrachtgever moet de aanbieder met de beste prijs-kwaliteit zien te vinden. Hij beoordeelt alle documenten waarbij hij focust op de kwaliteit. De aanbieder laat zien hoe hij de opdracht realiseert en invulling geeft aan de doelstellingen.
- Concretiseringsfase: de opdrachtnemer werkt zijn plan verder uit licht hierin de risico’s en beheersmaatregelen toe. Er is geen sprake van onderhandeling of aanpassing van de aanbieding, het draait om de concretisering van de aanbieding.
- Uitvoeringsfase: de prestaties van de opdrachtgever en opdrachtnemer worden gemeten.
In de tweede fase, het beoordelingsproces, worden de verschillende inschrijvers beoordeeld door de aanbestedende partij. De informatie wordt beoordeeld aan de hand van de selectie- en gunningscriteria. Mocht een aanbestedende dienst kiezen voor de BVP-procedure, dan is het wel een vereiste dat de invulling hiervan wel voldoet aan de regels die voortvloeien uit de aanbestedingswetgeving.
Wat is het verschil tussen EMVI en BVP?
Bij prestatie-inkoop oftewel BVP is het idee dat niemand anders dan de leverancier invulling aan de opdracht kan geven. De opdrachtgever bepaalt de doelstellingen die de organisatie wenst te behalen met het inzetten van het product of dienst. Bij een traditionele aanbesteding zijn de minimale eisen waaraan de leverancier moet voldoen het uitgangspunt. De opdrachtgever bepaalt grotendeels aan welke eisen de opdracht moet voldoen. De leverancier is in dit geval slechts de inschrijver en uitvoerder. De leverancier met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wint.
Waarom kiezen voor de best value aanpak?
Prestatie-inkoop wordt veelal in situaties gebruikt waarbij de opdrachtgever afstand kan houden tot de oplossingsrichting en uitvoering van de opdracht. Voor een succesvolle toepassing is het een voorwaarde dat er sprake is van concurrentie in de betreffende markt. De complexiteit en de mate waarin functioneel kan worden uitgevraagd, zijn eveneens bepalend voor een succesvolle aanpak. De belangrijkste voorwaarde voor toepassing van BVP is dat de opdrachtgever bereid is om los te laten. Daarnaast moet de opdrachtnemer zijn vakmanschap tonen en zijn prestaties transparant maken. Een risico van Best Value Procurement is een grote kans op een te hoge leveranciersafhankelijkheid. Zorg daarom voor inhoudelijk tegenwicht tegenover uw opdrachtnemer. U kunt bijvoorbeeld medewerkers met voldoende inhoudelijke materiekennis bij een Best Value Procurement betrekken.