Analyse á la Flux: een winnend EMVI-plan schrijven in 3 stappen

Onze klanten kunnen bij tenders vaak niet wachten om met de techniek en de inhoud aan de slag te gaan. Het enthousiasme is soms zelfs zo groot dat er bij het schrijven van het EMVI-plan niet, of niet goed genoeg wordt stilgestaan bij de EMVI-uitvraag. Dit lijkt onschuldig – want: “het gaat toch om de maatregelen?” – maar het kan zomaar de hoofdoorzaak zijn van het verliezen van een tender.

Je kunt een vraag pas beantwoorden wanneer je hem begrijpt. Het komt in beoordelingen van EMVI-plannen regelmatig voor dat de beoordelaar een lager cijfer toekent, omdat maatregelen missen. Het kan ook voorkomen dat de beschreven maatregelen niet projectspecifiek genoeg zijn, of geen invulling geven aan de uitvraag. Met een goede analyse van de uitvraag vóórdat je begint met nadenken over maatregelen voorkom je deze missers. In deze blog geven wij onze kijk op een goede analyse ter voorbereiding op het schrijven van een EMVI-plan. Deze bestaat uit drie ingrediënten:

1.     Juiste interpretatie van de uitvraag

Een EMVI-criterium lijkt op het eerste gezicht misschien heel duidelijk, maar niets is minder waar. Zodra je in gesprek gaat over de betekenis van het criterium ontdek je dat iedereen een criterium net iets anders interpreteert. En een juiste interpretatie van de uitvraag is essentieel. Zo zorg je dat de maatregelen volledig invulling geven aan de uitvraag en voorkom je dat er maatregelen staan die niet aan de uitvraag bijdragen. Hiervoor bepalen we definities van belangrijke termen in het criterium. We stellen vast wat wel en niet wordt bedoeld. Het resultaat is een interpretatie van het criterium in eigen woorden, die we met de klant kunnen toetsen.

2.   De belangrijkste inhoudelijke uitdagingen/thema’s  vinden

Elk project is uniek en heeft andere kenmerken die het schrijven van een EMVI-plan uitdagend en complex maken. Om projectspecifieke maatregelen te betrekken in het EMVI-plan, moet je eerst doorgronden wat de bepalende factoren zijn om het EMVI-criterium succesvol in te vullen. Hiervoor maken we een inhoudelijke analyse. Bij een uitvraag over hinder kijken we bijvoorbeeld naar de hindervormen die voor dit project relevant zijn. Daarvoor brengen we stakeholders in de omgeving van het project in kaart. We moeten weten waar zij zich zorgen over maken. Liggen zij wakker van potentiële geluidshinder, of zijn zij vooral bezorgd over de bereikbaarheid van hun woningen? Vervolgens maken we per bepalende factor zo SMART mogelijk wanneer we een 10 scoren. Dit doen we waar het kan cijfermatig. Zo kunnen we een objectieve afweging van maatregelen mogelijk maken (EMVI-score vs. kosten van maatregelen) en de effecten van maatregelen SMART formuleren.

3.   Kennis van het team dat het EMVI-plan beoordeelt

Je zou het bijna vergeten, maar de beoordelaars van onze EMVI-plannen zijn ook maar gewoon mensen. Hoe beter we weten wie onze plannen lezen, hoe beter we in staat zijn aan te sluiten bij de verwachtingen van die lezers. Hiervoor duiken we in de documenten die de Opdrachtgever heeft geleverd. We maken gebruik van de contactmomenten met de Opdrachtgever en we putten uit onze eigen ervaringen. Daarbij letten we op achterliggende zorgen en belangen die de Opdrachtgever heeft bij het uitvragen van de specifieke criteria. Zo weten we inhoudelijk de juiste snaar te raken. Ook de best passende schrijfstijl kan per beoordelingsteam verschillen: geven ze de voorkeur aan formeel of informeel, verhalend of staccato en to-the-point? Is het plan bedoeld voor de generalist of de specialist?

Een goede analyse kost dus tijd en energie, maar een goed begin is het halve werk. Met een gedegen analyse als basis kom je tot een kosteneffectieve set maatregelen. Een set die volledig, SMART en projectspecifiek is én die meerwaarde biedt voor de klant. Deze informatie is dus onmisbaar bij het schrijven van een EMVI-plan. Een goede analyse is dus de basis voor een winnende tender.