Door: Ruben Maat
Leestijd: 5 minuten.
Het kwalitatieve deel van aanbiedingen is belangrijk omdat deze uitvragen inschrijvers stimuleren maatschappelijke vraagstukken, zoals duurzaamheid en hinder, met een andere bril te bekijken en hiervoor innovaties te ontwikkelen. Het is voor inschrijvers echter erg moeilijk, onder andere vanwege de angst van opdrachtgevers voor het level-playing-field vanuit de ARW, exact de zorgen van de opdrachtgever te begrijpen – en vervolgens zijn aanpak zó op papier te krijgen dat de opdrachtgever ook daadwerkelijk het gevoel heeft dat zijn zorg is weggenomen. Bij het beoordelen van inschrijvingen is het belangrijk dat opdrachtgevers de aanbieding van de inschrijvers zo objectief mogelijk waarderen om zo de beste inschrijver te selecteren. Het is voor beoordelaars echter niet altijd eenvoudig om op een eenduidige manier de relevante onderdelen uit de aanbiedingen te interpreteren.
Toen ik als EMVI-schrijver startte was het schrijven van plannen die SMART waren hierop het antwoord. Iedereen kent dit inmiddels wel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bij deze plannen is de ambitie die de inschrijver in zijn aanbieding beloofd bepalend voor een hoog cijfer. Deze uitdaging voor inschrijvers om tot ambitieuze oplossingen te komen voor de risico’s en kansen van een project geeft veel mogelijkheden tot innovaties en project specifieke meerwaarde. Het geeft echter ook het risico dat inschrijvers té ambitieuze oplossingen beloven die zij later in de realisatie niet waar kunnen maken, of hierdoor grote financiële verliezen te verduren krijgen. Zo blijft zelfs met SMART plannen het probleem bestaan dat plannen lastig te beoordelen zijn voor opdrachtgevers, omdat de relevante onderdelen uit de aanbiedingen niet altijd op een eenvoudige en eenduidige manier te interpreteren zijn.
Bij de Best Value methodiek beoordeelt de opdrachtgever op basis van de in het verleden behaalde resultaten. Hierbij moet de inschrijver het realisme van het aangeboden effect van de aanpak uit de aanbieding onderbouwen met vergelijkbare behaalde effecten op andere projecten. Het risico-, prestatie- en kansendossier beoordeeld de opdrachtgever met behulp van de argumentatiestructuur. Per dossier is dit een vaste redeneerlijn waarvan alle onderdelen zuiver aanwezig moeten zijn om de maximale score te behalen, waarbij de opdrachtgever bij de beoordeling geen gebruik maakt van eigen kennis. Deze wijze van beoordelen zou moeten leiden tot een score die objectiever en ook voorspelbaarder is voor de inschrijvers. Nadeel van deze wijze van uitvragen en beoordelen is dat de ambitie van de inschrijver hierin lastig mee te nemen is. Hierdoor zou je kunnen zeggen dat het schrijven van de Best Value dossiers een ‘trucje’ is en dat dit type uitvragen de ondernemers- en innovatiekracht van inschrijvers onvoldoende uitdaagt. Aanvullend is er een risico dat deze theoretische vorm van beoordelen een abstracte beoordeling geeft die maar weinig raakvlak heeft met de daadwerkelijke inhoudelijke aanbieding.
De introductie van het beoordelen met M.A.R.K. (Meerkleurig Argumentatief Referentiekader) door Rijkswaterstaat geeft een nieuw perspectief op het beoordelen van kwalitatieve documenten. Dit is een vaste systematiek voor het evalueren en beoordelen van maatregelen opgebouwd uit een maatregel, resultaat, verklaring en onderbouwing.
Zo combineert deze beoordelingsmethode de innovatieve vrijheid van de ‘traditionele’ plannen met de argumentatiestructuur vanuit Best Value, waarbij ook de inhoudelijke expertise van beoordelaars is meegenomen. Bij de eerste inschrijvingen was het even wennen, maar nu geeft het veel houvast voor het opstellen van de kwalitatieve documenten. Deze beoordelingsmethode geeft zo het gewenste resultaat, namelijk meer verbinding tussen de aanbieding en de beoordeling.
Als dit hiervoor de oplossing is, rest ons nog de vraag: hoe krijgen we een betere verbinding tussen de daadwerkelijke zorgen van opdrachtgevers en de aanbiedingen van inschrijvers?
Interesse in een baan bij Flux Partners? Bekijk onze vacatures.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen op het gebied van Tendermanagement? Neem contact op met Ruben Maat.