Een goede samenwerking is het halve werk

In 2018 was Flux betrokken bij de tender Main Contracts 2019 in opdracht van Schiphol (SNBV). Na succesvol de tenderfase met de Best Value Procurement methodiek te hebben doorlopen, werd Flux ook ingeschakeld voor de concretiseringsfase. Fluxers Wybe Meijer en Michel Verlaan waren in deze fase betrokken. “Doordat wij ook al betrokken waren bij de aanbesteding voor de tender, waren wij goed op de hoogte van de te leveren prestaties, risico’s en kansen. Door onze ervaring en expertise in zowel de tender-, concretisering- als realisatiefase van BVP-contracten, konden wij met onze samenwerkingspartners direct de gewenste kwaliteit leveren op de te leveren producten en dialogen met Schiphol”, vertelt Wybe.

Goed van start
Fluxer Michel Verlaan was de BVP-adviseur gedurende de concretiseringsfase. Hierbij was Michel de sparringspartner van de projectmanager en tevens de contactpersoon van de BVP-adviseur van Schiphol. Als onderdeel van het reviewteam zorgde Michel dat de BVP-werkwijze geïntegreerd was binnen de verschillende producten tijdens de concretiseringsfase. Aanvullend begeleidde hij zowel de startbijeenkomst als de Award meeting tussen de betrokken partijen. Tijdens de startbijeenkomst werden procesafspraken gemaakt en inzicht in elkaars belangen verkregen. Dit legde de basis voor de samenwerking.

Het doel van de concretiseringsfase was het uitwerken van de te leveren prestaties en het beheersen van de belangrijkste risico’s op basis van de aanbieding uit de tenderfase. Het Integraal Procesmanagementplan, met zijn onderliggende plannen, waren de belangrijkste te leveren producten uit deze fase. Fluxer Wybe was als schrijver verantwoordelijk voor dit plan.

Zicht op processen
Om tot een goed Integraal Procesmanagementplan te komen is het van belang om alle relevante processen in kaart te brengen. “De eerste taak was om het kwaliteitsmanagementsysteem in te richten. Hierbij hebben wij geïnventariseerd welke processen er nodig zijn om het contract succesvol te realiseren”, vertelt Wybe.

Iedereen op de hoogte
Dat een goede samenwerking het sleutelwoord was, bleek al snel. “Doordat de vorige fase iets uitliep, kon er later gestart worden dan gepland. Daarom was het belangrijk dat alle stukken tijdig ingediend werden en de samenwerking tussen alle betrokkenen goed verliep.” Om dit te realiseren werd Schiphol stap voor stap meegenomen door wekelijks met hen te zitten. Eerst voor de verificatie & validatie van het contract en de aanbieding, daarna om de concepten en vervolgens de definitieve versie van het integraal procesmanagementplan te bespreken.

Deze aanpak bleek succesvol: Ondanks de kortere doorlooptijd is de eindmijlpaal toch behaald: het opstellen van een door Schiphol geaccepteerd Integraal Procesmanagementplan met zijn onderliggende plannen. “Dit plan geeft inzicht hoe wij invulling geven aan het contract en hoe toprisico’s worden beheerst”, licht Wybe toe. Achteraf kijken Wybe, Michel en de overige samenwerkingspartners dan ook positief terug op de werkwijze en het behaalde resultaat.

Over het contract
Het Perceel Start- en landingsterreinen bij de tender Main Contracts 2019 in opdracht van Schiphol richt zich op zowel onderhoud als ontwikkeling van bestaande infrastructuur en voorzieningen van de start- en landingsterreinen. De initiële looptijd van het contract is drie jaar, met een optie tot tweemaal drie jaar verlenging. Het perceel omvat alle infrastructuur en voorzieningen op en rond de start- en landingsbanen, waaronder ook taxibanen, dienstwegen, bebording en verlichting. Vanaf december 2018 tot april 2019 zit het contract in de transitiefase

Meer Flux Updates