Grip op projecten met Systems Engineering
Een belangrijk onderdeel van het werken aan projecten is het beheersen van alle onderdelen van een project. Een van de manieren waarop Flux Partners dit aspect invult, is door toepassing van Systems Engineering. In deze blog lees je meer over hoe Systems Engineering helpt bij de beheersing van de verschillende projecten waar Flux Partners bij betrokken is.
Verlengstuk
Iemand die dagelijks bezig is met de beheersing van projecten is Max Tonino. Vanuit zijn functie als adviseur projectbeheersing is Max ervoor verantwoordelijk dat projecten de gewenste kwaliteit hebben en binnen de beschikbare tijd en het budget worden uitgevoerd. “Systems Engineering helpt mij om deze taken op een goede manier uit te voeren”, zegt Max. “In feite is Systems engineering een verlengstuk van integrale projectbeheersing. Het verbindt de verschillende onderdelen van een project met elkaar, zodat de verantwoordelijkheden, op te leveren producten en eisen, en dwarsverbanden tussen verschillende aspecten duidelijk zijn. Dat is belangrijk, omdat alles goed herleidbaar en vastgelegd moet zijn.”
In de praktijk
Een voorbeeld van hoe Systems Engineering in de praktijk werkt, is de invoer van contracten in het systeem en het koppelen van de juiste personen aan dit contract. Als een taak is afgerond wordt dit in het systeem aangegeven, wat zorgt voor een duidelijk overzicht van de voortgang. Daarnaast kunnen notulen en andere belangrijke documenten eenvoudig worden vastgelegd en geraadpleegd.
Een van de meest recente projecten waar Flux Partners mee bezig is, is de bouw van een viaduct. Koen Hemink, teamleider project- en procesmanagement en senior adviseur bij Flux Partners, vertelt hoe Systems Engineering hierbij helpt: “We zijn net gestart met dit project en richten alle processen en structuren in. Deze aanpak helpt ons om het overzicht te behouden tijdens de uitvoering. We delen het project op in hapklare brokken, oftewel werkpakketten, en wijzen daar verantwoordelijken voor aan. Binnen die werkpakketten houden we ook rekening met mogelijke risico’s en afwijkingen in het werk. Als aan alle eisen van een werkpakket is voldaan – doelen zijn behaald, risico’s zijn beheerst en eventuele afwijkingen zijn opgelost – dan beschouwen we die hapklare brok als afgerond.”
Uitdaging
“We passen Systems Engineering ook toe bij de vervanging en renovatie van twee tunnels bij de A73 en het onderhoud van de uiterwaarden van de Maas”, zegt Max. “Een uitdaging hierbij is dat een beheer- en onderhoudsproject anders ingericht moet worden dan bijvoorbeeld een bouwproject. Dit komt doordat beheer- en onderhoudsprojecten langer doorlopen, waardoor sommige projectbeheersmethodes hier niet geschikt voor zijn. Het is daarom essentieel om methodes te vinden die wel passen binnen de Systems Engineering-aanpak. Het is voor de klant namelijk heel belangrijk om altijd te kunnen aantonen dat het werk goed gedaan is.”
Oplossing
Koen vult aan: “Bij onderhoud moet je voortdurend kunnen aantonen dat je aan de eisen voldoet. Dit betekent dat je helder moet vastleggen welke prestatie- en kwaliteitsniveaus vanuit het contract worden verwacht. Daarbij komt ook kijken hoe je deze eisen monitort en aantoont, bijvoorbeeld hoe vaak je inspecties uitvoert. We richten een onderhoudsmanagementsysteem altijd zo in dat het inspectie- en onderhoudsregime doelmatig en herleidbaar is naar het contract. Dit systeem zorgt ervoor dat je met data kunt aantonen dat alles wat je buiten onderhoudt, ook daadwerkelijk voldoet aan de gestelde eisen.”
Structuur
Max geeft aan dat Systems Engineering hem helpt om zijn werkzaamheden goed uit te voeren. “Voor mij is structuur en overzicht heel belangrijk. Met Systems Engineering kan ik orde aanbrengen in complexe projecten. Door je eigen overzicht te creëren leer je alle verbanden ook beter begrijpen.” “Ik vind het mooi om te zien hoe er met Systems Engineering rust ontstaat in een project”, geeft Koen aan. “Wanneer de structuur staat, kunnen we ons echt focussen op de techniek en inhoud, waar het uiteindelijk om draait. Samen met het team bijdragen aan de ontwikkeling van Nederland in de bouw, energie en infrastructuur. We zien dan dat het gesmeerd loopt en de samenwerking optimaal verloopt om samen met het team bij te dragen aan de ontwikkeling van Nederland in de bouw, energie en infrastructuur.