Beter sturen met het projectenwiel

Het opstellen van een aanbestedingsdocument vergt niet alleen kennis en ervaring, maar ook een frisse blik en creativiteit. Daarom heeft de gemeente Bloemendaal de hulp van Flux Partners ingeschakeld. Wij hielpen hen door gebruik te maken van de methodiek van het door Flux bedachte ‘projectenwiel’.

Wat speelde er? De Vogelenzangseweg is een doorgaande weg dwars door de dorpskern Vogelenzang in de gemeente Bloemendaal. De herinrichting van die weg is geen doorsneeklus: stremming van deze drukke weg heeft veel impact op de verkeersstromen in het dorp en er zijn veel stakeholders bij betrokken. De gemeente wilde daarom vooral een goede balans tussen prijs en kwaliteit bij het gunnen van de aanbesteding; de uitkomst moest niet puur om de laagste prijs gaan. Een perfecte casus voor het projectenwiel, doordat deze methodiek voorspelbare sturing aan een inkoopproces geeft op basis van drie fasen: inkoopstrategie, marktbenadering en project- en contractmanagement.

Fluxers Michiel Schroten en Hannes van de Ven ondersteunden de gemeente Bloemendaal bij het opstellen van het aanbestedingsdocument. “Wij begeleidden de gemeente bij het formuleren van de doelstellingen op basis van een risicoanalyse. Om vervolgens samen de inkoopstrategie te bepalen en de gunningscriteria op te stellen”, vertelt Hannes. De drie fasen van het projectenwiel werden dus doorlopen.

Het projectenwiel
“Met de gemeente hebben we twee sessies gehouden. In de eerste hebben we de doelstellingen op beleidsniveau boven tafel gehaald en op projectniveau de risico’s bepaald. Dit vormde de focus voor de gunningscriteria”, vertelt Hannes. “Vervolgens brainstormden we in de tweede sessie over de verdere invulling van die gunningscriteria en welke objectieve beoordelingsmethodiek te hanteren.” Die input hebben Michiel en Hannes uitgewerkt tot een gedragen projectdoelstelling, drie gunningscriteria en een beoordelingsmeetlat voor het beoordelingsteam. Dat advies is uiteindelijk gepitcht bij de gemeente.

Kwaliteit als doorslaggevende factor
De gemeente Bloemendaal bleek direct enthousiast over de beoordelingsmeetlat, de drie gunningscriteria – bereikbaarheid, leefbaarheid en communicatie – en over de hoofddoelstelling van het plan. “Omdat de gemeente openstond voor vernieuwing, konden wij creatief zijn en gebruikmaken van de methodiek van het projectenwiel”, vertelt Hannes. “Met behulp van de methodiek hebben we voor het beoordelingsteam een beoordelingsmeetlat opgesteld. Zo kon een groter onderscheid gemaakt worden tussen de inschrijvers, doordat eerst alle deelnemers relatief zijn beoordeeld en deze daarna absoluut zijn gerankt.” Bovendien moeten de inschrijvers aan de hand van een format uitleggen hoe zij aan de opgestelde doelstelling zouden voldoen en hoe zij kunnen bewijzen dat zij deze maatregelen al eerder toegepast hebben. “Dit om de zorgen bij inwoners en de gemeente weg te nemen en er zeker van te zijn dat ze ook echt waar kunnen maken wat zij beloven.” Dit wordt ook wel de Verifieerbare Prestatie Informatie (VPI) genoemd, bekend uit de Best Value methodiek.

Deze methodiek en de beoordelingsmeetlat zorgden er dus voor dat er bij de aanbesteding op basis van kwaliteit goed onderscheid gemaakt kon worden tussen de marktpartijen. En zo werd niet vanzelfsprekend de prijs de doorslaggevende factor, maar kwaliteit. Precies wat de gemeente wilde!

Waardevol voor iedereen
Zelfs twee sessies en wat contact op afstand kunnen al heel waardevol zijn! Niet alleen voor Flux, maar ook voor de gemeente én de inschrijvers. “De gemeente heeft vijf plannen van aanpak ontvangen en ruim voldoende beoordeeld, de inschrijvers begrepen de uitvraag goed en hadden het gevoel dat het plan écht onderscheidend kon zijn. Bovendien hebben wij als Flux laten zien wat we bij Flux kunnen en welke meerwaarde we organisaties kunnen bieden.”

Meer Flux Updates