The last of the DBFM’s – Aanbesteding ViA15
De wegen rond Arnhem worden steeds drukker, waardoor er dagelijks files staan op de A12, snelweg A50, de A325 en de N325 (Pleijroute). Provincie Gelderland en het Rijk werken in het project ViA15 samen aan een oplossing voor de verkeerssituatie in de regio Arnhem-Nijmegen. Rijkswaterstaat zette de uitvraag op de markt voor deze grote tender en Flux Partners werd door consortium GelreGroen gevraagd om mee te werken aan de EMVI-documenten. Fluxers Remco Steenstra, Charley van der Sman, Michel Verlaan en Roeland Boonekamp waren hierbij betrokken.
De kracht van Flux
- Onderdeel van een leuk en kundig EMVI-team met een gestructureerd en beheerst EMVI-proces
- Toepassen van onze analytische werkwijze in een goede samenwerking met de rest van het tenderteam en de inhoudelijke specialisten per criterium, risico of kans
- Bijgedragen aan het daadwerkelijk behalen van onze doelstelling ten aanzien van het beoordelingscijfer per criterium
Grote omvang
De tender ViA15 was van grote omvang. De doorlooptijd was bijna 15 maanden – van augustus 2018 tot en met oktober 2019 – en er waren veel verschillende partijen betrokken. “In totaal werkten er zo’n 50-60 man aan deze tender en Flux Partners was medeverantwoordelijk voor de kwalitatieve inschrijving”, vertelt Remco. Deze bestond uit een ‘Risico- en kansenplan’, een ‘Plan tevreden weggebruiker’ en een ‘Plan bevorderen van de duurzaamheid’. “Deze plannen bestonden ook weer uit sub-deelplannen, zoals het risico op bouwhinde(beleving), risico op vertraging in vergunningverlening en het risico op beïnvloeding van de Betuwespoortunnel”, vertelt Charley.
Om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen die perfect aansloot bij de verwachtingen van de aanbesteder, werden er elke maand dialooggesprekken en specialistische overleggen met Rijkswaterstaat gehouden. Het EMVI-team ging heel analytisch aan het werk, door de uitvraag gestructureerd te doorgronden en te toetsen bij Rijkswaterstaat. “Deze analytische werkwijze sloot goed aan bij wat wij leuk vinden en waar onze kracht ligt ”, vertelt Remco.
Grip en structuur
Omdat er zo veel partijen bij betrokken waren, was het belangrijk om gestructureerd samen te werken en elkaar goed op de hoogte te blijven houden. Alleen zo houd je grip op een tender van meer dan een jaar lang. “Wij hanteerden met het EMVI-team een op scrum gebaseerde werkwijze: elke twee weken hadden wij een meeting met ons EMVI-team van 6 personen (afkomstig van Flux Partners, Rebel, en Dura Vermeer). Tijdens deze meeting bepaalde we de acties met de hoogste prioriteit voor de komende weken. Een actie was altijd een concreet product dat in twee weken daadwerkelijk afgerond kon worden, bijvoorbeeld een memo over een maatregel of een omgevingsanalyse. Na twee weken kwamen wij weer samen om de acties te bespreken en – op basis van ons voortschrijdende inzicht – weer nieuwe acties te bepalen en te verdelen in het team.” Deze werkwijze verschilde met andere projecten waarbij EMVI-teamleden ieder hun eigen criterium krijgen waar zij van het begin tot het eind aan werken. “Het leuke van de werkwijze bij de ViA15 was dat je ook zomaar twee weken met een heel ander criterium bezig kon zijn. Hierdoor zijn we allemaal met veel verschillende onderwerpen bezig zijn geweest. Dit hield het leuk en interessant. Bovendien kwam het de integraliteit ten goede omdat we over de plannen heen op de hoogte waren van wat er speelde.”, vertelt Remco.
Kennisdeling in de weekly
Een andere werkwijze van het tenderteam was de ‘weekly. “Elke week was er een ‘weekly, waar elk deelgebied en elke discipline een eigen wand aan de muur hadden waarop zij hun informatie en voortgang lieten zien. Tijdens de weekly gingen wij de deelgebieden en disciplines af en kregen wij een update over de stand van zaken, bijvoorbeeld over een deelontwerp dat net was afgerond of een goede nieuwe maatregel die was bedacht. Het doel hiervan was om kruisbestuiving te bevorderen en elkaar op de hoogte te houden van de voortgang.”, vertelt Remco.
EMVI-werksessie
“Aanvullend op de reguliere reviews hielden wij periodiek EMVI-werksessies. Tijdens deze sessies – waarbij onder andere onze algemeen directeur Michel Verlaan aansloot – werkten we inhoudelijk aan tussenproducten en conceptplannen met EMVI-experts die wat verder van het project afstonden. De feedback en bijdrage van deze persoonen met een frisse blik en veel ervaring heeft ons goed geholpen om de EMVI-plannen nog scherper te krijgen.”
Kwalitatief goed integraal plan
De goede samenwerking tussen alle betrokken partijen, de werksessies, weekly en gestructureerde werkwijze zorgden ervoor dat er een kwalitatief goed integraal plan ontstond waar het hele team achterstond. En dit resulteerde in het winnen van de tender voor consortium GelreGroen. “Het is mooi om zo lang aan één tender te werken en ook nog te winnen, een resultaat waar we met het gehele team echt trots op mogen zijn”.
