Wanneer organisaties meerdere aanbestedingen uitzetten, gebeurt dit vaak onder dezelfde voorwaarden. In dat geval kan de aanbestedende dienst een raamovereenkomst sluiten met de winnende inschrijver. In de raamovereenkomst staan de voorwaarden die van toepassing zijn op de betreffende individuele opdrachten, waardoor de voorwaarden niet steeds opnieuw vastgelegd hoeven te worden.
Raamovereenkomst betekenis
Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer. Het voordeel van een raamovereenkomst is dat het aanbestedingsproces efficiënter verloopt wanneer een organisatie meerdere opdrachten uitzet. Afspraken over de voorwaarden met betrekking tot de opdrachten – zoals prijs, kwaliteit en hoeveelheid – hoeft men dan namelijk niet steeds opnieuw vast te leggen.
Een raamovereenkomst is sterk aan te raden als de aanbestedende dienst in een kort tijdsbestek een stroom van toekomstige opdrachten voorziet, en daarbij de geraamde waarde de Europese aanbestedingsdrempel overschrijdt. Als de waarde van de opdrachten over twaalf maanden tijd namelijk boven dit drempelbedrag komt, moeten de opdrachten elk afzonderlijk Europees worden aanbesteed. Met de raamovereenkomst kan de aanbestedende dienst de individuele opdrachten in één aanbesteding gunnen aan de partij met wie de raamovereenkomst is overeengekomen.
Soorten raamovereenkomsten
De aanbestedende dienst kan een raamovereenkomst afsluiten met een of meerdere opdrachtnemers. Op die manier zijn er twee soorten raamovereenkomsten mogelijk: een raamovereenkomst met één opdrachtnemer, en een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers.
Raamovereenkomst met één opdrachtnemer
Als de aanbestedende partij de raamovereenkomst met één opdrachtnemer sluit, dan hoeft de opdrachtnemer enkel gevraagd te worden om de opdracht uit te voeren. Het gunnen van de opdracht vindt plaats na een schriftelijk verzoek. In sommige gevallen krijgt de opdrachtnemer de mogelijkheid om zijn inschrijving aan te vullen. Er mogen geen wijzigingen aangebracht worden in de voorwaarden, maar de opdrachtnemer krijgt dan wel de gelegenheid om een praktische invulling te geven aan de voorwaarden.
Raamovereenkomst met meer dan één opdrachtnemer
Een raamovereenkomst kan ook met meerdere opdrachtnemers worden afgesloten. In dat geval zijn er twee typen overeenkomsten mogelijk:
- De contractvoorwaarden zijn vooraf bepaald. Het is dus duidelijk op basis van welke criteria de opdrachtgever de opdrachten gunt, en wie van de opdrachtnemers de betreffende opdracht in aanmerking komt.
- Niet alle contractvoorwaarden zijn bepaald. Voordat de aanbestedende dienst de opdracht gunt, vindt er een mini-gunningsprocedure plaats tussen de opdrachtnemers. Alle betrokken opdrachtnemers dienen een nadere offerte in, waarna de aanbestedende dienst deze beoordeeld op basis van de in de raamovereenkomst vastgestelde gunningscriteria. De opdracht wordt vervolgens gegund aan de opdrachtnemer met het beste aanbod.