7 tips voor een beheerst MKI-proces tijdens uitvoering

Tegenwoordig is aanbesteden met milieukostenindicator (MKI) eerder regel dan uitzondering. Deze manier van aanbesteden brengt voor aannemers nieuwe uitdagingen met zich mee tijdens de projectuitvoering in de vorm van rapportageverplichtingen, complexe berekeningen en risico- en contractbeheer omtrent MKI. De vereiste inspanning voor het beheren van MKI in de uitvoeringsfase wordt nu nog vaak onderschat. In dit blog geeft Flux haar kijk op MKI tijdens de uitvoering en bieden we 7 praktische tips voor de beheersing ervan.

Wat is MKI (ook alweer)?

MKI zorgt ervoor dat de milieubelasting van een dienst, levering of werk kan worden vergeleken en beoordeeld. MKI vertegenwoordigt een waarde in euro’s die voortkomt uit een levenscyclusanalyse (LCA). Een LCA berekent de milieu-impact van een product of activiteit gedurende de gehele levensfase. De MKI-waardes vind je terug in LCA-rapporten of milieuproductverklaringen (EPD’s). Des te lager de MKI, des te duurzamer een product, project of activiteit.

MKI, van aanbesteding naar uitvoering

Door MKI als eis of beoordelingscriterium op te nemen in aanbestedingen, worden opdrachtnemers gestimuleerd om al tijdens de tenderfase (de meest) duurzame oplossingen aan te bieden. Dit vertaalt zich door naar leveranciers in de gehele toeleveringsketen van de opdrachtnemer. Hierdoor zien we dat steeds meer sectoren bekend zijn met het werken met MKI.

Veel organisaties hebben echter onvoldoende scherp wat het uitvoeren van een project met MKI-verplichting van hun vereist, met potentiële boetes tot gevolg. Een opdrachtnemer moet namelijk niet alleen gedurende de uitvoering de beloofde MKI-waardes waarmaken, maar ook inzicht bieden via rapportages en besprekingen. Daarnaast schuiven veel opdrachtnemers MKI-verplichtingen door naar onderaannemers en leveranciers, terwijl daar kennis van MKI en LCA ontbreekt.

7 tips

Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt in gemaakte beloftes, veranderende LCA-regels en stugge of onwetende leveranciers? Hoe beheers je effectief MKI gedurende de uitvoering? Onze MKI-specialisten geven je 7 tips om ervoor te zorgen dat jouw organisatie succesvol MKI-contracten beheerst:

Zorg voor een gestructureerde tenderfase & overdracht. Deze tip is wellicht wat voor de hand liggend, maar de genomen beslissingen in de tenderfase hebben een aanzienlijke invloed op de verplichtingen tijdens de uitvoering. Indien je in de aanbieding besluit af te wijken van DuboCalc-waardes, vereist dit vaak dat je een LCA aanlevert ter onderbouwing van je afwijking. Dit brengt zowel budgettaire als tijdimplicaties met zich mee. Bovendien is het afronden van tenders vaak hectisch, waarbij veel belangrijke details niet worden gedocumenteerd. Onzorgvuldige of onvolledige vastlegging en overdracht belemmert een vlotte start van het project.
Ga direct na gunning aan de slag. Het is essentieel om direct na gunning de interpretatie van de MKI-eisen af te stemmen met de klant, het overdrachtsdossier van de aanbesteding scherp te krijgen, definitieve afspraken te maken met leveranciers en onderaannemers en het LCA-proces in te richten. Uitstellen leidt tot onnodige oplopende kosten en inzet.
Maak duidelijke afspraken. Zorg dat de afspraken met leveranciers en onderaannemers glashelder zijn door deze SMART te formuleren. Bespreek de afspraken grondig met de leveranciers, zodat iedereen dezelfde interpretatie heeft en er geen valse verwachtingen worden gecreëerd. En houd iedereen (periodiek) aan deze afspraken. Vergeet niet dat jij als (hoofd)aannemer altijd verantwoordelijk blijft voor alle MKI- en LCA-eisen, ook als je een deel hiervan naar een leverancier of onderaannemer doorschuift. Laat een contractmanager een duidelijk contract opstellen en laat het inhoudelijke MKI- en/of LCA-deel controleren door een expert.
Monitor de voortgang. Houd tijdens het project periodiek de voortgang van de totale MKI-waarde in de gaten. Het is belangrijk om tijdig bij te sturen en niet pas aan het einde van het project te ontdekken dat je ver boven de oorspronkelijke tenderwaarde zit. Hoe eerder je bijstuurt, des te meer ruimte er is om aanpassingen te maken die een significant effect hebben op de MKI-waarde. Onthoud: als het beton is gestort, valt er niets meer te veranderen aan de MKI-waarde daarvan.
Maak vroegtijdig procesafspraken met de klant over wijzigingen. Het is onnodig te wachten tot het eerste verzoek tot wijziging (VTW) plaatsvindt. Maak alvast procesafspraken bij de start van de uitvoering. Denk hierbij aan het bepalen hoe een VTW wordt berekend, welke getallen te hanteren en of de scope van de MKI-waarde echt scherp is en hoe hier in de tenderfase mee is omgegaan. Het is hierbij van belang een juiste risicoverdeling te borgen.
Volg de uitvraag en eisen. Bij het opstellen van MKI-rapportages is het essentieel om de vastgestelde eisen van de opdrachtgever nauwlettend te volgen. Niets is vervelender voor een opdrachtgever dan in een rapport van 30 pagina’s te moeten zoeken naar bewijs voor een specifieke eis. Een onduidelijk rapport leidt vaak tot onnodige afwijzing, frustratie en extra werk.
Onderschat niet de benodigde MKI- en LCA-kennis. We zien vaak dat MKI-berekeningen worden opgesteld door nevendisciplines die geen expert zijn op dit gebied. In negen van de tien gevallen leidt dit tot fouten. Dit is te wijten aan onderschatting, gebrek aan bewustzijn van contractuele vereisten of eenvoudige rekenfouten met betrekking tot levensduur of functionele eenheid. Het is verstandig om op zijn minst een expert te raadplegen voor controle of begeleiding. Daarnaast zijn LCA-berekeningen (of tweaks hieraan) complex. Contractueel wordt normaliter vereist dat een LCA wordt gecontroleerd door een onafhankelijke verificateur, en bij onjuiste berekeningen loop je vroeg of laat tegen problemen aan.

Onze MKI- & LCA-experts bij Flux Partners begeleiden aannemers bij het opstellen van een MKI-plan van aanpak (projectmanagementplan), het opzetten en implementeren van MKI-monitoringinstrumenten, zoals dashboards, en het opstellen van de benodigde LCA’s. Ben je enthousiast geworden of wil je meer weten over een beheerst MKI-proces gedurende uitvoering, neem dan gerust contact op met onze experts:

Marnix Hiemstra
Mobiel: +31 6 526 557 92
Mail: m.hiemstra@flux.partners
MKI & LCA Expert, Teamleider Duurzaamheid

Jeroen de Croock
Mobiel: +31 6 189 646 23
Mail: j.decroock@flux.partners
MKI & LCA Expert

Arjan Zuidema
Mobiel: +31 6 189 646 21
Mail: a.zuidema@flux.partners
MKI & LCA Expert