It’s all-in the Tendergame
Iedere nieuwe tender besteden we bij de start veel aandacht aan het opbouwen van de samenwerking van het tenderteam. We leren elkaar kennen, elkaars belangen kennen, we bouwen vertrouwen op en bepalen de rolverdeling. Vol energie en enthousiasme beginnen we aan de tender. Maar is dit wel genoeg?
Een tender is een snelkookpan waarin alles bij elkaar komt. Niet alles is aan de voorkant in te regelen en te voorspellen. Wanneer de druk hoog is komt alles wat onder het oppervlak borrelt naar boven. Dit heeft impact op de teamdynamiek en het uiteindelijke succes. Tijdens de tenderfase is er vaak geen tijd om hierbij stil te staan, om opnieuw te beginnen en te leren hoe het beter kan.
“In de game stonden we met het team continue onder tijdsdruk. Dat maakte het chaotisch en hectisch. Het heeft me inzichten gegeven over mijn eigen blauwdrukgedrag in zulke situaties, maar ook in die van mensen waar je mee samenwerkt. Dat neem ik mee naar komende projectteams om optimaal samen te werken, ook wanneer dingen even anders gaan dan verwacht.” Bastiaan Kemerink (rol in game: EMVI-manager ON)
Daarom heeft Flux Partners in samenwerking met Fyccus de Tendergame ontwikkelt. In de Tendergame doorlopen we in twee dagen de tender vanaf informatiebijeenkomst tot en met de gunningsbeslissing. Het doel van de game is het klaarstomen van het tenderteam voor een aankomende tender en/of deelnemers de basis van het tendervak leren. De deelnemers van de game krijgen ieder een rol in het Tenderteam. De gameorganisatie vult de rol van de opdrachtgever in. We oefenen en ontwikkelen de individuele (tender-)competenties van teamleden en de onderlinge samenwerking. We bieden ruimte om fouten te maken en hiervan te leren. We voeren de druk op om de samenwerking en teamdynamiek te testen. Gedurende de game plannen we time-outs in om de theorie toe te lichten, te reflecteren en deelnemers te coachen op hun aandeel in het onderlinge samenspel.
Het resultaat van de game is een tenderteam wat alle facetten van de tender al samen doorlopen heeft. Het team weet van elkaar hoe ze reageren in bepaalde situaties. De valkuilen en leerpunten vatten we samen in een lijst die tijdens de ‘echte’ tender als handvat dient om samen tot succes te komen.
“Deze Tendergame heeft alle elementen van een echte tender in zich, zelfs het fanatisme van het tenderteam en onverwachte ‘verassingen’.” Eduard Figee (rol in game: facilitator &Technisch Manager OG):
Eind maart is de Tendergame getest in een pilot. Het team bestond uit deelnemers vanuit verschillende werkmaatschappijen van Flux Partners: Omgevingsmanagement, Projectmanagement & Procesbeheersing, Duurzaamheid, Contractmanagement & Procurement en uiteraard Tendermanagement. Eduard Figee, Rob Tönissen en Janneke Koppendraaier faciliteerden de game en vulden de rollen aan de opdrachtgevers kant in.
“Hetgeen wat er daadwerkelijk aan energieën en spanningen naar boven komt is een goede weerspiegeling van de werkelijkheid. Het is super interessant om in het spel inzicht te krijgen in de mogelijke teamvalkuilen, zodat je hier in de werkelijkheid op voorbereid bent.” Ariena Rijken (rol in game: Technisch Manager ON)
Na evaluatie en aanscherping vanuit de pilot is de Tendergame klaar om in te zetten. Hiervoor hebben wij twee varianten:
- Een externe game die wij ofwel als tendertraining aanbieden (met een fictieve casus) of als aanvulling op de kick-off van een ‘echte’ tender (de game gaat dan in op het daadwerkelijke project).
- Een interne game voor de Flux organisatie (met een fictieve casus) om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met tenderen en ervaren medewerkers te laten ervaren wat er gebeurt onder tijdsdruk.
Wil jij met jouw team de uitdaging van de Tendergame aangaan? Of start je binnenkort aan een uitdagende tender en wil je het team met elkaar laten oefenen? Neem dan contact op met Janneke Koppendraaier (j.koppendraaier@flux.partners) of Rob Tönissen (r.tonissen@flux.partners) en ontdek de mogelijkheden van de Tendergame voor jouw organisatie!