Inkoopmanagement is de aanpak die een (overheids)organisatie hanteert voor het inkopen van projecten. In die zin is inkoopmanagement het tegenovergestelde van tendermanagement, dat zich juist richt op het inschrijven voor projecten. Bij het inkopen van projecten draait het om het werven van opdrachten die voldoen aan de opgestelde inkoopdoelstellingen. Dit is vaak de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding.
Inkoopstrategie
Binnen inkoopmanagement speelt het opstellen van een inkoopstrategie een grote rol. Een inkoopstrategie geeft aan op welke manier de inkoper de inkoopdoelstellingen denkt te realiseren. Bij het uitvoeren van een aanbesteding en de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden, is de inkoopstrategie leidend.
Het opstellen van een inkoopstrategie begint met een analyse van de markt en de behoeftes van de uitbestedende organisatie. Vervolgens stellen de belanghebbenden gezamenlijk de inkoopstrategie op.
Stappen van het inkoopproces
De inkoopstrategie bepaalt de basis voor het inkoopproces van een bepaalde opdracht. Het inkoopproces bestaat uit 6 stappen die de inkoper zet om de projectdoelen te realiseren:
- Specificeren: Het omschrijven van de inkoopstrategie, waarbij wordt bepaald welke opdrachten en goederen precies worden ingekocht en welke wensen daarbij horen.
- Selecteren: Het bepalen van de selectiecriteria voor opdrachtnemers. Dit wordt vastgelegd in een Programma van Eisen. Voor opdrachtnemers die in aanmerking komen voor de opdracht wordt een offerteaanvraag in gang gezet.
- Contracteren: Het opstellen van een contract voor de opdrachtnemer met de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding. In het contract worden alle afspraken vastgelegd. Er zijn verschillende contractvormen mogelijk.
- Bestellen: Het daadwerkelijk bestellen van de goederen die nodig zijn zoals beschreven bij de eerste stap van het inkoopproces.
- Bewaken: Het bewaken van de contracten en bestellingen om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt.
- Evaluatie en nazorg: Het inkoopproces wordt afgerond en er wordt gekeken naar verbeterpunten. Deze stap is gericht op langetermijnrelaties met opdrachtgevers en leveranciers.
Het inkoopproces optimaliseren met Flux Partners
Het optimaliseren van het inkoopproces vergroot de kans op het behalen van de inkoopdoelstellingen. Daarnaast bespaart u op die manier zowel tijd als geld. Wij geven u enkele tips voor een optimaal inkoopproces. Flux Partners helpt bij het invullen van de inkoopbehoefte van aanbestedingsplichtige opdrachtgevers. Kunt u hulp gebruiken bij het professionaliseren, en daarmee optimaliseren, van het inkoopproces? Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe Flux Partners kan begeleiden en ondersteunen bij aanbestedingstrajecten.