De aanbestedingsleidraad, ook wel gunningsleidraad of inschrijvingsleidraad genoemd, is een beschrijvend document waarin de opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden formuleert voor een aanbesteding/tender. De aanbestedingsleidraad dient als een onmisbare handleiding voor alle geïnteresseerde en deelnemende partijen.
De aanbestedingsleidraad is het document dat de kern vormt van een gestructureerd, eerlijk en transparant aanbestedingsproces. Het biedt inschrijvers onder meer informatie omtrent de opdrachtgever en de opdracht, de aanbestedingsprocedure, -planning en de wijze van beoordelen.
Het document biedt een duidelijk kader met richtlijnen over regels, eisen, gunningscriteria en projectdoelstellingen. Dit maakt het mogelijk om een inschrijving optimaal af te stemmen op de prioriteiten van de opdrachtgever. De aanbestedingsleidraad vormt het belangrijkste uitgangspunt bij de EMVI-analyse, waaruit het schrijven van een plan van aanpak volgt, zoals voor EMVI– (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) of BPKV-plan (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding). De belangrijkste informatie die in de aanbestedingsleidraad staat zijn:
- De opdrachtomschrijving: Een helder overzicht van de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd, zoals het bouwen van een brug, het ontwerpen van een weg of het aanleggen van een windpark.
- De aanbestedingsprocedure: Een duidelijke beschrijving van het proces, inclusief belangrijke deadlines, hoe vragen kunnen worden gesteld en wanneer de uitslag bekend wordt gemaakt.
- Regels en eisen: De minimale voorwaarden waaraan een inschrijving moet voldoen, zoals referentie-eisen, technische specificaties en de benodigde documenten, maar ook vormvereisten, zoals het maximaal aantal A4.
- De projectdoelstellingen: Wat de opdrachtgever wil bereiken met het project, zoals het bevorderen van duurzaamheid, innovatie of maatschappelijke impact. Het kan bijvoorbeeld een focus leggen op circulair bouwen of klimaatneutrale doelstellingen.
- De gunningscriteria: De beoordelingsfactoren waarop de inschrijvingen worden geëvalueerd, zoals prijs, kwaliteit, duurzaamheid en innovatie, samenwerking, financieel managementplan.