De 10 slechtste tips voor in je tendertraject
Weet jij alles van tenders en aanbestedingen? Weet je ook al wat je absoluut niet moet doen? In menig blog lees je allerhande tendertips met adviezen die je helpen een tender te winnen. Een afvaardiging van onze adviseurs tendermanagement gooit het in deze blog over een heel andere boeg en presenteert je de top 10 van slechtste tips. Doe er je voordeel mee!
1. Plan niets vooruit.
Waarom zou je? Laat het lot bepalen! Een planning? Overrated! Niets zo vervelend dat jij niet verder kan, omdat je niet over de juiste input beschikt. Nog vervelender is als deze ‘kennisdrager’ er even een maandje tussenuit is. Plan het gehele project door van begin tot eind en plan specifieke sessies voor input en reviews direct in. Zo voorkom je dat nu net degene op vakantie is waar jij je input van verwacht en jij in de late uurtjes doormoet om het plan naar een hoger niveau te krijgen.
2. Copy-paste je weg naar succes.
Die winnende inschrijving van de vorige keer? Gewoon kopiëren, naam veranderen en klaar. Maatwerk is voor mietjes. Wel zo makkelijk: maar zeker geen garantie voor resultaat. Je inschrijving heeft namelijk heel andere beoordelaars, een andere omgeving en (als het goed is) andere wensen en contracteisen. Zorg dus voor maatwerk. In het verleden behaalde resultaten…
3. Strategie is voor schakers.
Wie heeft er nu een strategie nodig? Bij tijdsdruk lijkt het verleidelijk om direct te beginnen met schrijven, zonder een goede analyse van de uitvraag, van de klant en zonder doordachte strategie. Het ontbreken van een strategie leidt tot een onsamenhangend verhaal en levert je ook nog eens extra werk op later in het tenderproces. Het is essentieel om tijd te nemen voor analyse en strategie, zodat je binnen je team dezelfde interpretatie van de uitvraag hebt en van daaruit een integrale aanpak en samenhangend verhaal kan opstellen. Bezint eer ge begint.
4. Klant? Welke klant?
Jouw aanpak is legendarisch. Ga voor episch. Of het nu past bij de vraag van de klant of niet, forceer het er maar in. Te vaak richten bedrijven zich uitsluitend op het beschrijven van hun eigen capaciteiten en ervaring, zonder aandacht te besteden aan de specifieke behoeften van de klant. Wanneer jouw aanpak met Unique Selling Points een epische aanpak vormt, is dit lang niet altijd de winnende strategie. Het is de kunst om die epische aanpak om te schrijven, zodat je antwoord geeft op de vraag van de klant: Just Answer The Question! En ja, daar staat soms dat ene F-woord tussen.
5. Vaar blind op je specialisten.
Laat die technische jongens maar schuiven. Denken vanuit de EMVI-plannen en vanuit de klant? Niet nodig! Het operationele of technisch team is inhoudelijk en technisch goed onderlegd en essentieel voor het bedenken van slimme technische en projectspecifieke oplossingen. Echter missen zij soms het commerciële en ambitieuze denken dat óók benodigd is om een tender te winnen. Om het plan te winnen is het nodig net dat stapje extra te doen. En het kan dat dat stapje extra in de realisatie extra werk oplevert voor die specialisten. Niet iedereen staat daar om te springen. Betrek altijd operationeel en technisch specialisten, maar vaar niet blind op de input en feedback. Uiteraard geldt hetzelfde voor je teamleden die enkel vanuit een commerciële bril kijken: zorg voor de juiste balans!
6. Vergaderen om het vergaderen.
Elke dag, vooral lang, waarom ook niet? Doel en agenda van de vergadering? Optioneel. Communicatie is goed. Zeker bij belangrijke besluiten die vragen om draagvlak. Echter is het wel van belang om voor elke vergadering na te gaan wie je echt nodig hebt, wat je er uit wil halen en wat de gespreksonderwerpen zijn. Het is essentieel dat iedere vergadering een doel heeft en duidelijke vervolgacties kent. Anders is een vergadering niet alleen doelloos, maar vooral heel erg kansloos.
7. Verzin je eigen onderbouwing of referenties.
Wie heeft er feiten nodig als je creativiteit hebt? Verkoop geen leugens in je plan. Dit moet je vroeg of laat bekopen. Blijf bij het opstellen van je onderbouwingen altijd dicht bij jezelf. Op deze manier komen onderbouwingen van de maatregelen het sterkste over.
8. Vraag 30 personen om te reviewen.
Hoe meer zielen, hoe meer vreugd. Het leidt er wel toe dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Een overvloed aan meningen schept verwarring en maakt het complex om een duidelijke richting te kiezen. Het is effectiever om je te beperken tot een kleine, diverse groep van vier of vijf personen. Zo krijg je voldoende en verschillende inzichten en kritische feedback, waarmee je jouw tekst aanzienlijk kan verbeteren en verfijnen, zonder het overzicht te verliezen.
9. Betrek je reviewers laat in het proces.
Directie en leidinggevenden? Bewaar die input voor het laatst. Bij de meeste tenders is wel een rol weggelegd voor directie en bedrijfsleiders om input en feedback te geven. Veelgemaakte fouten zijn dat ze of te laat in het proces betrokken zijn (of te laat echt interesse tonen) en/of feedback geven welke niet aansluit bij de uitvraag of de doelstellingen. Dit resulteert in niet te negeren input op een veel te laat moment, waardoor alles wat tot dat moment onder controle leek, in het gedrang komt. Zit jij toch nog met stress in die laatste week! In geval van punt 2 leidt het tot nutteloze feedback, of nog erger, tot nutteloze feedback die in het definitieve plan komt, omdat het nu eenmaal door directie is ingebracht.
10. Dien je inschrijving op het allerlaatst in.
Voor de echte ‘thrill seekers’ onder ons: wacht tot het allerlaatste moment met indienen. Die spanning van de laatste minuut is onbetaalbaar. Toch zonde van al het werk als je softwareprogramma op dat moment niet thuis geeft, de laptop er mee ophoudt of die stroomstoring ervoor zorgt dat internet eruit ligt. Voorkom deadline-stress en dien je inschrijving altijd een werkdag eerder in. Die allerlaatste wijziging is (doorgaans) echt niet bepalend in het wel of niet winnen van de tender.
Nu weet je in ieder geval wat je niet moet doen! Wil je het wel serieus aanpakken en je tenders winnen? Neem dan contact op met Flux Partners. Wij denken graag met je mee hoe wij met ons team van 40 tenderadviseurs van waarde kunnen zijn en jouw organisatie begeleiden om samen tot nieuw tendersucces te komen!