Sneller resultaat in project door gebruik van game-elementen

Projecten nóg leuker en effectiever maken – dat klinkt als een uitdagende klus. Stéphanie Mellink, projectmanager bij Flux Partners, laat zien hoe ze dit voor elkaar krijgt door gamification in te zetten. Gamification is het toepassen van game-elementen waar je ze normaal gesproken niet zou verwachten, zoals op de werkvloer. Scoreborden, tijdslimieten en spannende uitdagingen veranderen dagelijkse taken in motiverende activiteiten die de betrokkenheid stimuleren. In deze blog spreken we Stéphanie die ons alles uitlegt over het toepassen van gamification in projecten.

Van wiskundeles naar werkvloer

Voordat Stéphanie als projectmanager bij Flux binnenkwam, werkte ze als wiskundedocent. Hier ontdekte ze de kracht van gamification. “Als docent zocht ik voortdurend manieren om mijn leerlingen te motiveren”, vertelt ze. Na een cursus gamification ontdekte ze dat deze technieken helpen om de klas gemotiveerd en betrokken te houden. Toen ze de overstap maakte naar projectmanagement, vond ze ideale mogelijkheden om deze aanpak te integreren. “Net als in de klas draait het allemaal om motiveren en samen creatieve oplossingen bedenken.”

Gamification in actie binnen Flux

Bij Flux gebruikt Stéphanie een lijst met game-elementen om alledaagse werkzaamheden te verbeteren. “De elementen op deze lijst past ik toe voor allerlei problemen en activiteiten. Hoe vaker je ermee werkt, hoe handiger en makkelijker het wordt om ermee te werken”, legt ze uit. “In het begin toen ik nog voor de klas werkte, moest ik veel meer nadenken over hoe ik game-elementen kon toepassen. Nu gebeurt dat vrijwel automatisch als ik een probleem tegenkom.” Ze gebruikt bijvoorbeeld gamification tijdens brainstormsessies door iedereen binnen enkele minuten zowel de slechtste als de beste oplossing te laten opschrijven. “Het toevoegen van spelregels kan creatief denken stimuleren en leidt vaak tot verrassende ideeën.”

Collega’s maken met gamification zelfs de vrijdagmiddagborrel bij Flux Partners interactiever. Stéphanie geeft een voorbeeld: “Tijdens complimentendag trokken we namen van collega’s uit een hoge hoed om elkaar vervolgens op te vrolijken met persoonlijke complimenten.” Dit is een game-element dat ook op andere manieren binnen projecten kan worden toegepast, zoals met het verdelen van taken. Stéphanie legt uit hoe dit in zijn werk gaat: “In plaats van taken willekeurig te verdelen, schrijven we elke rol of taak op een kaartje. Daarna bespreken we gezamenlijk wie welke rol het best kan vervullen, waarbij iedereen input geeft over de benodigde eigenschappen voor elke taak.” Dit inclusieve proces zorgt dat iedereen inzicht krijgt en invloed heeft op de rolverdeling, wat leidt tot een eerlijkere en effectievere aanpak.

Gamification bij grote projecten

Stéphanie is momenteel betrokken bij een omvangrijk project voor Q-lite, waarbij metro- en busschermen door een groot deel van België worden vervangen. Er werken veel mensen aan dit project, dus het is belangrijk dat informatie op de juiste manier van de ene op de andere persoon wordt overgebracht. Hier zou gamification enorm aan kunnen bijdragen, bijvoorbeeld door het visualiseren van de procesflow. “Het visueel maken van activiteiten is een game-element dat veel wordt gebruikt bij project- en procesoptimalisatie”, legt Stéphanie uit. “Fysieke borden en kleurrijke markeringen laten iedereen zien wat de status van een taak is en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel.”

Gamification gaat verder dan visuele hulpmiddelen. Stéphanie zet het ook in om de communicatie binnen haar team te versterken. “Het voegt een speels element toe aan gesprekken, wat zorgt voor meer betrokkenheid”, vertelt ze. Dit is vooral een uitkomst in situaties waar samenwerking nodig is en de sfeer positief moet blijven. “Wanneer iemand bijvoorbeeld zijn deadlines niet haalt, heeft het geen zin om daarover in conflict te gaan. We pakken het anders aan. We bespreken samen de ‘spelregels’, bijvoorbeeld wanneer het werk af is (definition of done) en wat we daarvoor nodig hebben, en we visualiseren dit proces. Vervolgens kun je kiezen voor een individuele strategie maar soms past een teamstrategie beter. Bespreek welke hulplijnen ieder mag inschakelen om te zorgen dat gezamenlijk, op de meest efficiënte manier, het beste resultaat wordt gehaald. Met deze positieve aanpak blijft iedereen op de hoogte en worden problemen effectiever opgelost.”

Aan de slag met gamification

Wil je gamification integreren binnen projecten? Stéphanie deelt tips om je op weg te helpen: “Het belangrijkste is om je eigen stijl te ontdekken en jezelf uit te dagen het regelmatig toe te passen. Net als elke nieuwe gewoonte kan het in het begin lastig zijn je weg erin te vinden, maar het wordt makkelijker naarmate je het vaker toepast.”

Ze adviseert om klein te beginnen door eenvoudige spelelementen zoals tijdslimieten of puntensystemen in dagelijkse taken te integreren. “Dit helpt je team om geleidelijk aan de voordelen van gamification te ervaren. Maak het dus niet te ingewikkeld, want dan nemen mensen het niet meer serieus en verliezen ze hun interesse.”

Het is essentieel om een strategie te kiezen die past bij het doel van je project. “Voor kortetermijndoelen zijn competitieve elementen zoals punten en badges vaak effectief. Bij kortere projecten vinden mensen het vaak prettig om begeleid te worden, met een duidelijke structuur en richtlijnen”, legt Stéphanie uit. Voor langetermijndoelen werkt een flexibele aanpak juist beter. “Op lange termijn werken mensen graag zelfstandiger. We richten ons dan op performance management en met een nadruk op samenwerking.” 

Stéphanie benadrukt ook het belang van een catch-up feature bij het toepassen van een puntentelling bij projecten. “Een valkuil is dat mensen hun motivatie verliezen als ze achterlopen of juist heel erg voorlopen. Als manager moet je altijd in de gaten houden dat iedereen de kans krijgt om weer aan kop te komen, wat helpt om de motivatie hoog te houden.”

Gamification in de skill set van Flux’ers

Flux Partners is enthousiast om gamification verder te integreren binnen het bedrijf. “Het doel is dat straks alle projectleiders gamification-skills bezitten om sneller tot creatieve oplossingen te komen, de structuur in projecten te verbeteren en de communicatie te stroomlijnen”, legt Stéphanie uit. Gamification is onderdeel van de trainingen binnen Flux. 

Onze projectleiders krijgen doelgerichte oefeningen en realistische cases, zodat ze gamification-technieken volledig onder de knie krijgen. Stéphanie is optimistisch over wat deze verandering zal brengen: “Door gamification op te nemen in onze skill set, vernieuwen we onze manier van werken. Het helpt om out-of-the-box te denken en mensen gemotiveerd te houden. Zo zijn we voorbereid op moeilijke projecten en kunnen we elke uitdaging aan.”