Yes, het project is gewonnen! En nu?
In de tenderfase bijt een team van specialisten en schrijvers zich vast in alle projectdetails om tot de beste aanbieding te komen. Het harde werk wordt beloond wanneer je het project wint. Groot feest! Maar na de bekendmaking en ondertekening van het contract komen de eerste deadlines al snel in zicht. De opstartfase van een project is vaak hectisch. Je krijgt direct te maken met deadline-stress, terwijl het projectteam elkaar, de manier van samenwerken en het contract nog moet leren kennen. Dit maakt het lastig voor het projectteam om processen en systemen tijdig en op een juist niveau in te richten. Hierdoor loop je vanaf de start van het project achter de feiten aan.
De procesmanagers van Flux Partners ondervonden dit diverse keren tijdens projecten en we hebben veel ervaring met het beheersen van de opstartfase. Die ervaring bundelden wij in de Flux 100 Dagen Productaanpak. Met de ontwikkeling van deze aanpak ondersteunen en begeleiden wij projectteams in de opstartfase. In de eerste honderd dagen (na gunning) van het project zorgen wij ervoor dat het project zo snel mogelijk wordt ingericht en optimaal gesteld staat voor de ontwerp- en realisatiefase.
De 100 Dagen Productaanpak
In de honderd dagen van onze 100 Dagen Productaanpak ligt de focus op drie succesfactoren: rendement, focus van het projectteam en de relatie met de Opdrachtgever. In deze honderd dagen verzorgen wij niet alleen de inrichting van alle projectbeheersingsaspecten – van product tot proces – maar wij monitoren ook de voortgang. Dit doen wij via strategisch gekozen KPI’s. Daarnaast creëren wij in deze periode draagvlak en bewustwording voor projectbeheersing bij het gehele projectteam. Dit doen wij o.a. door het geven van trainingen en het begeleiden van de Project Start-Up. We managen de verwachtingen dankzij vroegtijdige en transparante communicatie met de Opdrachtgever over risico’s en de voortgang van het werk.
Hieronder geven we een voorbeeld van drie uitdagingen in de opstartfase en de wijze waarop we dit hebben geïntegreerd in de 100 Dagen Productaanpak:
1. Hoge ambities uit de tender waarmaken in de uitvoering
De eisen uit het contract en de eisen uit de tenderstukken analyseren we zo vroeg mogelijk in de opstartfase. Deze nemen we op in het projectbeheersingssysteem. Daarbij stellen we strategische KPI’s op waarmee we de voortgang (en het naleven van de beloftes uit de tender) gedurende het hele project monitoren met behulp van een KPI-dashboard.
2. Alle teamleden inlichten over de benodigde processen, applicaties en systemen
We richten (twee)wekelijks een kwaliteitskwartiertje in. Tijdens dit kwartiertje praat het projectbeheersteam alle projectteamleden bij over de werking van (nieuwe) systemen, het gebruik van diverse templates en het werken met vastgestelde processen.
3. Het team gaat rennend van start door snel naderende deadlines
We dragen zorg voor een snelle inrichting van systemen. De benodigde documenten, eisen en structuren zijn hierdoor voor iedereen inzichtelijk en dit versimpelt de (digitale) samenwerking. Daarnaast ondersteunen wij met het inrichten van onder andere de projectorganisatie, werkpakkettenstructuur en objectenstructuur. Daarbij houden wij de naderende deadlines in de gaten en bieden wij hulp bij het opstellen van de (proces)documenten.
Met de 100 Dagen Productaanpak laten wij onze klanten excelleren. We maken ze klaar voor de toekomst en we zorgen voor vertrouwen bij de Opdrachtgever. De 100 Dagen Productaanpak is onderdeel van onze bredere propositie om samen met onze klanten projecten te winnen en uit te voeren. Wij geloven dat we garant staan voor een succesvol projectresultaat in onze partnerschappen, waarin we van tenderfase tot oplevering betrokken zijn. Om deze reden durven we risicodragend te participeren en ons te verbinden aan output op basis van een aantal KPI’s. Interesse gewekt? We komen graag met je in contact!