Schrijven als bouwsteen: de kern van tendersucces

Wanneer iemand vraagt wat voor werk je doet, spreekt het antwoord “Ik schrijf tenders” voor veel personen niet tot de verbeelding. Want, wat is een tender en wat voor werk doe je dan precies?

In de dynamische wereld van onze adviseurs in de business unit Tendermanagement is het schrijven van een tender dagelijkse kost. Hun uitdaging? Samen met onze klanten de ultieme strategie en aanpak bepalen en dit op papier zetten, naadloos aansluitend op de wensen en zorgen van de aanbestedende dienst. In het proces naar het winnende plan doorlopen zij samen met onze klanten drie cruciale fases:  de eerste fase bestaat uit het analyseren van de behoefte en zorg van de opdrachtgever. De tweede fase bestaat uit het bepalen van een onderscheidende aanpak. Tot slot bestaat fase 3 uit het vakkundig vertalen van deze aanpak naar tekst. Hierbij is het essentieel om de juiste snaar te raken bij de opdrachtgever, waarbij zij de onderscheidende aanpak SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) kunnen vastleggen. Bij de manier van schrijven is het hierbij cruciaal om:

• De kernboodschap helder en beknopt over te laten komen;
• De onderscheidende meerwaarde op overtuigende wijze naar voren te brengen;
• Het plan volledig aan te laten sluiten op de behoeften en zorgen van de opdrachtgever.

Dat de manier van schrijven belangrijk is, is ook gebleken uit de Module Schrijven die onlangs op Flux Friday is gegeven door Flux’ers Michelle Koopmans en Daphne Boonstoppel. De module werd georganiseerd vanuit de business unit Tendermanagement voor alle business units binnen Flux.

De tenderaars kregen op interactieve wijze de kans om hun schrijfkunsten tot een nóg hoger niveau te tillen en konden andere Flux’ers kennis en ervaring opdoen met het schrijven van kwalitatieve plannen. Na een algemene uitleg over het opstellen van tenderplannen, het bestuderen van diverse beoordelingssystematieken van verschillende opdrachtgevers (zoals Rijkswaterstaat, Provincie, Gemeente en Waterschap) en de nodige schrijftips, was het tijd voor de deelnemers om zelf aan de slag te gaan. Aan de hand van een fictieve casus ‘Verbeteren Verkeersveiligheid Diemermere’ kregen Flux’ers de kans om een maatregel op te stellen én te laten beoordelen. Zij mochten daarbij zelf kiezen of zij een maatregel zouden schrijven over hinderbeperking, stakeholdermanagement of het vergroten van de biodiversiteit.

“Tijdens de module Schrijven kreeg ik de kans om een blik achter de schermen te werpen bij Tendermanagement. De ervaring was leerzaam en we konden onze opgedane kennis direct toepassen in een praktijkopdracht. Wat ik van deze module meeneem, is het belang van het afstemmen van het kwalitatieve document op het type opdrachtgever, gezien de diversiteit aan verwachtingen.” – Jeroen de Croock, adviseur Duurzaamheid.

Na een intensieve tenderperiode inclusief projectbezoek, Nota van Inlichtingen en gesprekken met stakeholder Johan (onze cateringmedewerker) was het tijd om in te dienen bij de ‘Opdrachtgever’. De ‘Opdrachtgever’ bestond uit de zeer ervaren tendergoeroes Roeland Boonekamp en Remco Steenstra. Met behulp van een beoordelingsmatrix beoordeelden zij de opgestelde maatregelen op SMART-heid, bijdrage aan de doelstelling en de onderbouwde effectiviteit. Zo kwamen zij tot hun eindoordeel: 0 (neutraal), 6 (voldoende) 8 (goed) of 10 (zeer goed).

“Erg leuk om te zien dat alle Flux’ers, zelfs de minder ervaren schrijvers, na de training al de juiste snaar wisten te raken bij de praktijkopdracht. Bovendien was deze ochtend voor mij ook leerzaam: door vanuit opdrachtgeversbril naar een maatregel te kijken, doe je toch weer nieuwe inzichten op. – Remco Steenstra, “Opdrachtgever” en Senior adviseur Tendermanagement.

Hoewel alle (fictieve) Inschrijvers hun stinkende best hebben gedaan, loog de uitslag er niet om: de “opdracht” werd gegund aan de groep van Ties, Jeroen en Sjoerd. Zij wisten met hun concrete maatregel en ambitieuze uitvoeringswijze de maximale punten te scoren voor het vergroten van de biodiversiteit.

Daar gaat het immers om binnen de werkmaatschappij Tendermanagement: maximale punten scoren voor de winst! En de winst, die behaal je alleen met het schrijven van een duidelijke aanpak, concrete maatregelen die aansluiten bij de behoefte(n) van Opdrachtgever. Want niet iedereen kan ermee wegkomen door simpelweg te zeggen: “Als ik zou willen dat je het begreep, zou ik het beter hebben uitgelegd.” – Johan Cruijf

Wil jij ook leren hoe je een winnend plan moet schrijven? Of zet jij graag jouw schrijfkunsten in voor Flux? Neem dan contact met ons op!