Met data elke dag gezonder
Data-boy. Strava or it didn’t happen. Trackerjunkie. Zomaar wat termen die ik regelmatig naar mijn hoofd geslingerd krijg als ik na een rustig rondje fietsen met vrienden tijdens de derde helft mijn resultaten ijverig analyseer met grafieken over hartslagen, vermogens en snelheden. Sinds een jaar waag ik me aan de triathlon en ben ik gefascineerd over de veelzijdigheid ervan. Grenzen verleggen op drie verschillende disciplines, op mooie en bijzondere plekken komen maar vooral ook data gebruiken om mijn sportprestaties te verbeteren. Met metingen en getallen bepaal ik mijn trainingsplan om gericht te groeien, op welk niveau dan ook. Getallen laten zien wat goed gaat en waar ik nog meer aandacht aan moet geven.
Het sporten zette me zo aan het denken over het meten van prestaties en de ‘gezondheid’ van organisaties. In hoeverre kunnen we de status van een organisatie of een project meten en vandaaruit verbeteren? Of nog specifieker: kunnen we ons eigen functioneren als medewerker binnen de organisatie met getallen meten? Net zoals ik mijn eigen functioneren op de fiets aflees aan het vermogen dat ik trap en het aantal keren dat mijn hart slaat. Of zijn we met ons werk nog niet zo ver als met onze sport?
In mijn werk houd ik me graag bezig met het optimaliseren van (bouw)processen. Het meten van de huidige situatie is een goede eerste stap om te verbeteren, maar ook tijdens het proces wil je kunnen meten of je op de goede weg bent. Vaak maken we onvoldoende gebruik van data, ondanks dat de complexiteit in de bouw toeneemt. Een natuurlijke reactie op deze groeiende complexiteit is om intensiever te gaan communiceren. Helaas werkt dit in de praktijk vaak vooral contraproductief. Ontwerp- en projectleiders verdrinken in de details. Meer is niet per se beter. Hoe krijgen de juiste personen dan wél de juiste informatie op het juiste moment? Om de juiste informatie weer te geven is Visueel Management vanuit de Lean principes een krachtig communicatiemiddel. Het laat in één oogopslag zien wat er voor een organisatie nodig is om steeds betere resultaten te leveren. Visuele communicatie daagt uit tot participatie. Er is geen eenduidig format voor Visueel Management maar er zijn wel een aantal richtlijnen zodat het ook echt als dagelijks of wekelijks stuurmiddel werkt:
- Zorg voor een gestructureerde opzet. Werk herleidbaar van algemene naar specifieke informatie. Kies indicatoren die passen binnen het beleid en die aansluiten bij kwaliteitsproblemen of knelpunten. Start met meetbare doelstellingen op beleidsniveau en pel het af naar concrete criteria voor een project of teamlid.
- Iedere betrokkene moet snappen wat er bedoeld wordt. Om eigenaarschap te creëren zorg je ervoor dat proceseigenaren zelf hun indicatoren bepalen binnen hun eigen verantwoordelijkheidsgebied.
- Maak doelstellingen, KPI’s, afwijkingen en maatregelen zichtbaar. Maak het speels en dynamisch met bijvoorbeeld symbolen, kleuren en markeringen.
Belangrijk hierbij is dat ‘scores’ niet worden gezien als controlemiddel maar als kans voor verbetering. Volgens mij voelen we ons veel meer ontspannen en zijn we productiever als we bij fouten of afwijkingen in scores niet direct naar menselijk falen kijken. Laten we vooral denken in kansen voor procesoptimalisatie om het risico op menselijk falen te verkleinen. Daarnaast mag natuurlijk de vlag uit wanneer inzichtelijk is dat een KPI wél ruimschoots gehaald wordt.
Bovenstaande principes kun je voor elke sector of elk onderdeel van een organisatie toepassen, of het nu gaat om een bouwbedrijf, de HR-afdeling, het salesproces of de derde helft van een sportwedstrijd. Ik ben dan ook erg benieuwd: Hoe meet jij de ‘gezondheid’ van een organisatie of project?
Gebruik van data binnen Flux
Binnen Flux Partners sturen we op relevante KPI’s als medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid. In de rol van Manager Projectbeheersing of Systems Engineer streef ik ernaar heldere en overzichtelijke dashboards te creëren waarop gekoerst kan worden. Zo stuur ik voor een bouwproject vaak op trends in afwijkingen op een contract en de snelheid waarmee deze opgelost worden. Ik vind dit een belangrijke factor voor de kwaliteit van een project en het onderling vertrouwen van Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
Nieuwsgierig naar mijn aanpak? Mail of bel me dan:
Koen Hemink
Adviseur Projectmanagement | Organisatieontwikkeling