Vroegtijdig sturen op risico’s geeft vertrouwen

Logisch dat de focus van aannemers vooral op het bouwtraject ligt – uiteindelijk gaat het ook om de realisatie van een project. Toch is een goede voorbereiding cruciaal. Niet alleen om faalkosten te voorkomen, maar zeker ook om het vertrouwen te winnen van de opdrachtgever. “Je wilt dat de opdrachtnemer alle knelpunten tot in detail analyseert en waar mogelijk een plan B heeft.”

Senior adviseur Wybe Meijer van Flux Partners is geen bazig type. Liever dan te zeggen hoe iets aangepakt moet worden, wil hij mensen zelf laten inzien hoe ze de regie over hun project houden en dat proces kunnen bewaken. “De koppen bij elkaar brengen om belangrijke knelpunten vooraf gezamenlijk te tackelen. Hierdoor wordt het onderlinge vertrouwen tussen alle betrokkenen vergroot. Daar kan ik van genieten.” Bij integrale projecten waar het draait om direct leveren van de gewenste kwaliteit, zonder vertraging en afwijkingen in de uitvoering komt die eigenschap goed van pas. “Mensen moeten de hoogste kwaliteit voor hun product uiteindelijk zelf wíllen realiseren.”

Van a tot z
Het grote plaatje van a tot z overzien: hoe dichter je erbovenop zit, hoe lastiger dat is. “Maar juist als mensen zien wat hun eigen aandeel is binnen het totaalproject, zie je dat hun begrip van het hele project groeit. Pure winst, voor álle betrokkenen. Dat proces wil ik faciliteren.” En dus organiseert Wybe in de voorbereidingsfase sessies waarbij alle partijen vertegenwoordigd zijn. Dan doorlopen ze het contract minutieus: wat zijn de exacte eisen, waaraan moet het project verplicht voldoen, waar zitten mogelijke knelpunten? Die sessies hebben ook een behoorlijk technisch en inhoudelijk karakter. Maar Wybe zit niet op de stoel van opdrachtgever of opdrachtnemer. Zijn rol is om het voortgangs- en risicoproces te stroomlijnen, zodat de realisatie soepel verloopt voor het projectteam en er geen verrassingen zijn bij de oplevering.

Risicogestuurde aanpak
In de sessies die Wybe organiseert worden eerst alle verplichtingen en eisen uit het contract op gebied van projectmanagement, ontwerp en realisatie in een overzicht gezet. “Met de projectmanager, ingenieur en uitvoerder ga ik apart of in een kleine groep zitten om te kijken of de eisen wel SMART zijn en door de betrokkenen goed worden begrepen. Vervolgens kijk ik met deze drie groepen welke risico’s van invloed zijn op tijd, geld, omgeving, kwaliteit en imago. Voor hogere risico’s kijken we welke maatregelen we moeten nemen. Ik zorg ervoor dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd binnen de gestelde tijd.”

Kortom: Wybe moet de mensen in een vroeg stadium bij elkaar krijgen, alle bovengenoemde items de revue laten passeren en risicogestuurd de grote en daarna minder grote knelpunten uit de weg gaan.

Aan de slag
Niet alle aannemers staan te trappelen om uitgebreid de tijd te nemen om projecten goed voor te bereiden. Ze willen snel aan de slag, doen het vaak op de manier waarop ze een vorig project ook deden. “Maar zeker in design & construct opdrachten is het echt van belang om alle partijen op één lijn te krijgen. Het moet voor iedereen duidelijk zijn waarom we tijdens de realisatie doen wat we doen en wat we doen bij onverwachte situaties. Meestal zie je na een aantal sessies dat het inzicht groeit: op andere projecten ging het op bepaalde punten dan eerder mis, dat willen ze wel voorkomen. Eigenlijk bundel ik alle aanwezige kennis en ervaring om het resultaat van het nieuwe project te optimaliseren.”

Wybe houdt van orde scheppen. “Structuur aanbrengen in een grote hoeveelheid data, efficiencyslagen maken: daar profiteert iedereen van. Soepelere communicatie, verhoogde ontwerp- en uitvoeringskwaliteit, tijdwinst en kostenbesparingen zijn de belangrijkste winstpunten. Maar door goed na te denken over hoe je mogelijke problemen oplost of hoe je fouten herstelt, verbetert een aannemer ook zijn eigen organisatie. Mensen opereren bedachtzamer, worden kritischer op hun eigen rol en leren van elkaar. Zeker op de lange termijn pakt dat positief uit voor opdrachtnemers en opdrachtgevers.”

Verplicht
Rijkswaterstaat, ProRail, provincies, gemeenten en waterschappen eisen steeds vaker van hun opdrachtnemers dat ze kwaliteitsmanagement integreren in hun processen. Ze noemen dat systeemgerichte contractbeheersing, kortweg SCB. Het houdt in dat opdrachtnemers vooraf moeten kunnen laten zien hoe ze voorziene knelpunten oplossen, op welke manier ze fouten herstellen en hoe ze voldoen aan de vooraf gestelde contracteisen. De opdrachtgever controleert met SCB niet achteraf maar juist vooraf en tijdens het project of de opdrachtnemer het werk uitvoert zoals is overeengekomen.