Ieder project kent een bepaalde structuur, bepaald om doelstellingen te behalen. Door middel van toetsen, ook wel de SCB-audits, wordt de zekerheid verkregen dat de doelstellingen ook daadwerkelijke behaald zullen worden binnen de afgesproken kaders van het project. Het is belangrijk dat er balans is tussen enerzijds het kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer en anderzijds de eisen die gesteld zijn in het contract. Op dit moment verzorgen Fluxers Wybe Meijer en Machiel Zijl voor een van onze klanten de procesbeheersing tijdens een project. Zij zorgen ervoor dat de processen correct zijn ingericht en gedragen worden door de projectorganisatie.
Een project bestaat doorgaans uit vijf opeenvolgende fasen: de gunningsfase, de opstartfase, de ontwerpfase, de realisatiefase en de opleveringsfase. De basis voor het goed uitvoeren van een project wordt gelegd in de opstartfase. Een valkuil is om te snel te willen beginnen aan de ontwerpfase en daarmee een adequate inrichting van het projectmanagementsysteem over te slaan, met als gevolg dat men niet betaald krijgt door een niet-geaccepteerde termijnstaat en dat de opdrachtgever vertrouwen verliest door negatieve bevindingen tijdens SCB-audits.
Kwaliteitsmanagementsysteem
Het vormgeven van het projectmanagementsysteem begint bij het bedrijfseigen kwaliteitsmanagementsysteem. In het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden aanvullende eisen gesteld aan de inrichting van het project. Om de gewenste en gevraagde kwaliteit te leveren, dient er in het project het kwaliteitsmanagement opgezet te worden. De processen die hierbij horen zijn in de basis ondersteunend aan de technische uitvoering.
Flux Partners wordt regelmatig door klanten gevraagd om te ondersteunen in deze opstartfase van projecten. “Door onze ervaring in procesbeheersing weten wij hoe een proces ingericht moet worden en hoe je de processen aan laat sluiten bij de klant en bij de opdrachtgever”, vertelt Wybe Meijer, adviseur bij Flux Partners. Op dit moment verzorgen Fluxers Wybe Meijer en Machiel Zijl voor een van onze klanten de procesbeheersing tijdens een project. Hier zoeken zij de balans tussen enerzijds het kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer en anderzijds de eisen die gesteld zijn in het contract. Zij zorgen ervoor dat de processen correct zijn ingericht en gedragen worden door de projectorganisatie. “De grootste uitdaging is om alle betrokken partijen met elk hun eigen belangen te laten werken volgens de processen. Dit kan alleen door goed naar ieders wensen en behoeften te luisteren en door compromissen te sluiten”, vertelt Machiel.
Risico gestuurde kwaliteitsborging
Gedurende het project is het van belang om het doel van kwaliteitsmanagement te erkennen: het verhogen van de kwaliteit door continu te blijven analyseren, monitoren en verbeteren. Zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever geeft hier op haar eigen manier invulling aan.
Door het toepassen van werkwijzen als het vier-ogen principe en interne audits en door een correcte invulling van het afwijkingenproces, wordt de kwaliteit vanuit de opdrachtnemer geborgd. Afwijkingen worden vastgelegd wanneer er niet voldaan is aan een vastgesteld proces. Op basis van deze afwijkingen kan een trendanalyse worden uitgevoerd om proactief in te spelen op vaak voorkomende afwijkingen. Machiel houdt zich bezig met identificeren en monitoren van afwijkingen. “Het gaat hierbij om afwijkingen op vastgelegde procedures en/of afspraken of het kwaliteitsmanagementsysteem als geheel,” vertelt Machiel. “Door in de ontwerpfase voortdurend de werkwijze te vergelijken met de gemaakte afspraken, kunnen er op procesniveau afwijkingen worden gesignaleerd. Wanneer je bezig bent met het oplossen en/of voorkomen hiervan ben je eigenlijk bezig met het constant verbeteren van het proces.”
Om de kwaliteit te krijgen die wordt gewenst, past de opdrachtgever Systeem Gerichte Contractbeheersing (SCB) toe. Door een mix aan systeem-, proces- en producttoetsen houdt zij de kwaliteit van de opdrachtnemer in de gaten. De opdrachtgever werkt met een risicodossier als basis voor het uitvoeren van toetsen (kwaliteitscontroles). Vanuit het contract zijn dit de eisen die zijn gesteld aan de procesinrichting van de opdrachtnemer maar ook het Toetsingsplan en het Acceptatieplan dragen hieraan bij.
Daarnaast voert de opdrachtgever systeem- en procestoetsen (audits) uit. Ook hier ondersteunen Wybe en Machiel de klant bij. De eerste audit van de opdrachtgever is gericht op het kwaliteitsmanagementsysteem. “In de praktijk merk je dat de aandacht voor de procesinrichting opleeft wanneer een audit aangekondigd is door de opdrachtgever. Vanaf dat moment wordt er gas bij gegeven. Niet ideaal, maar het gebeurt wel”, vertelt Wybe. “In de aanloop naar de audit toe hebben wij een interne audit gehouden, als het ware een generale repetitie, om te kijken hoe het ervoor stond. Op basis hiervan hebben we met het hele team naar de audit toe gewerkt. Dit werd door de auditors van de opdrachtgever als positief en proactief ervaren.”
Partners in opstarten
Het project van Wybe en Machiel loopt inmiddels een aantal maanden en er zijn al twee audits gehouden door de opdrachtgever. “Beide audits zijn met goed gevolg afgerond. Er zijn enkele verbeterpunten geconstateerd welke adequate actie behoeven, maar al met al waren de auditors erg te spreken over de inrichting van het project,” aldus Wybe. De kunst is nu om na deze positieve uitkomst scherp te blijven, want de bulk aan werk moet nog komen. “De komende tijd houden we ons bezig met het opvolgen van de verbeterpunten uit de audits.”
Ben je benieuwd wat Flux Partners voor jou kan betekenen op het gebied van Projectmanagement? Neem contact op met Paul Rimmelzwaan: p.rimmelzwaan@flux.partners.
Interesse in een baan bij Flux Partners? Neem contact op met onze Corporate Recruiter Mariske Frieser: m.frieser@flux.partners.