Bij aanbestedingen wordt vooraf vastgelegd in een contract welke prestaties de betrokken partijen moeten leveren. Om te zorgen dat de diensten volgens de overeengekomen scope van het contract worden uitgevoerd, is contractmanagement in het leven geroepen.
Wat is contractmanagement?
Contractmanagement is het transparant vastleggen en beheren van afspraken in een contract. Een contractmanager meet de prestaties en stuurt hier actief op bij. Met andere woorden: de contractmanager bewaakt of alle partijen voldoen aan hun verplichtingen zoals deze in het contract zijn vastgelegd. Zowel de prestaties van de opdrachtnemer als de prestaties van de aanbestedende partij worden bewaakt.
Het meten van de prestaties kan op basis van objectieve aspecten als kritische prestatie indicatoren (KPI’s), maar ook aan de hand van meer subjectieve aspecten als de samenwerking tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer.
Waarom contractmanagement?
Met goed contractmanagement is er een betere afstemming tussen de betrokken partijen, en dus een grotere kans op het behalen van de aanbestedingsplannen.
Er zijn daarnaast verschillende doelstellingen die behaald kunnen worden met behulp van contractmanagement:
- Prestaties van de opdrachtnemer beheersen en verbeteren. Deze prestaties kunnen gaan over kwaliteit, kosten en tijd.
- Tevredenheid over de uitbestede dienst verhogen.
- Ondersteuning bieden aan de strategische besluitvorming over inkoop.
- Risicobeheersing met betrekking tot contracten met leveranciers.
- Efficiënter inkopen.
Voordelen van contractmanagement
Contractmanagement kan vele voordelen opleveren. Goed contractmanagement draagt bijvoorbeeld bij aan:
- Betere kwaliteit van de geleverde dienst;
- Minder kosten door efficiënter werken, minder herstelwerk en tijdig zicht op eventueel meerwerk;
- Soepelere processen en procedures;
- Betere samenwerking en dus meer tevredenheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
- Betere interne en externe communicatie;
- Meer transparantie;
- Minder financiële, commerciële en juridische risico’s;
- Inzicht in de mate waarin opdrachtnemers voldoen aan de contractuele afspraken;
- Inzicht in de prestaties van de opdrachtnemers.
Risico’s van contractmanagement
Het komt regelmatig voor dat het proces in werkelijkheid afwijkt van de voorwaarden in het contract. Het is namelijk vrijwel onmogelijk om alle acties van de opdrachtnemer te controleren, om te zien of het product of de dienst wel is geleverd zoals is afgesproken. Toch is het belangrijk om erop toe te zien dat de afspraken zo veel mogelijk worden nageleefd, om te voorkomen dat er afwijkingen in de uitvoering plaatsvinden. Afwijkingen in de uitvoering kunnen bijvoorbeeld leiden tot kostenoverschrijdingen en vertragingen in het proces. Met name voor contracten met een groot financieel of politiek belang is het belangrijk dat dit wordt voorkomen.
Het onderdeel van contractmanagement dat zich bezighoudt met het voorkomen van deze risico’s is risicomanagement.