Het tenderproces op rolletjes

Bij Flux ben je nooit uitgeleerd. Wij zoeken altijd naar optimalisatie, naar het perfectioneren van details. We streven naar het beste resultaat. Dat is een proces zonder einde en vol uitdagingen. Daarom staat er in het kader van het tweede leerjaar van de Flux academy de training ‘Tenderproces’ op het programma.

Keiharde deadline

Het tijdstip waarop aanbestedingsdocumenten ingediend moeten worden is keihard. Een netwerkstoring is geen excuus om later dan de deadline in te dienen, net zomin als een file dat was toen aanbestedingsdocumenten hard-copy aangeleverd moesten worden. Te laat betekent simpelweg uitsluiting van deelname.

De uiterste datum en tijdstip voor het indienen van de inschrijving zijn dus echt een keiharde deadline. Dat vereist een serieuze inspanning van het tenderteam. Een tenderteam bestaat uit calculators, EMVI-schrijvers en andere specialisten. Als dat nodig is, schakelt het team externe specialisten in om goed in te kunnen gaan op de klantvraag. Hoe meer betrokkenen, hoe meer afhankelijkheden. Wat wij zien is dat deze afhankelijkheden resulteren in verspilling van energie of faalkosten. Het ideaalplaatje is een beheerst tenderproces met verdeelde werkdruk en een kwalitatief hoogwaardig eindproduct dat afgerond is voor de uiterste indiendatum en tijdstip. In de praktijk ontstaan vaak piek- en stressmomenten op het einde van een tender of blijkt dat er veel meer manuren nodig zijn dan beoogd om te komen tot de gewenste kwaliteit.

Plannen met SCRUM en LEAN

De training ‘Tenderproces’ staat volledig in het teken van een beheerst verloop van een tenderproces. Onze eigen adviseurs Rob en Myrthe hebben hiervoor hun specialistische kennis gebundeld. We oefenden met een combinatie van de werkmethode Scrum en de Lean-filosofie om een beheerst en efficiënt tenderproces te realiseren. De LEAN-filosofie heeft als doel verspilling te voorkomen, waar SCRUM dient als handvat om het tenderproces gecontroleerd te laten verlopen.

In groepen van drie adviseurs stelden we een planning op voor een fictieve tender zoals we dat gewoonlijk zouden doen. Vervolgens legden Rob en Myrthe uit hoe we een optimalisatieslag konden maken in die planning. Dat deden we in vier stappen. Zo werd langzaam maar zeker inzichtelijk waar in onze planning verspilling zat en hoe we meer efficiency in de planning konden brengen.

Tot slot: hoe moesten we omgaan met onverwachte situaties? Onze ideale planning werd in de war geschopt door een reeks van fictieve gebeurtenissen: personele problemen en een Nota van Inlichtingen met een contractuele wijziging. De belangrijkste les was dat ook bij het opstellen van een planning je op voorhand risico’s in kaart moet brengen en beheersmaatregelen moet formuleren.

Theorie versus praktijk

In theorie resulteert deze aanpak in een efficiënt en beheerst tenderproces. En als je het goed aanpakt in de praktijk natuurlijk ook. Een voorwaarde is dat het tenderteam betrokken is bij het opstellen van de planning en dat deze breed gedragen wordt. Zo creëer je een verantwoordelijkheidsgevoel, het gevoel dat elke betrokkene ‘eigenaar’ is van zijn of haar taken. Dit is nodig om met Scrum en Lean een beheerst tenderproces te doorlopen.

Twan Briels

Adviseur Tendermanagement