Blijf binnen budget: denk en doe anders

Gemiddeld overschrijdt 55 procent van de Nederlandse infrastructuurprojecten de begroting, blijkt uit onderzoek van de TU Delft. Een belangrijke oorzaak hiervoor is het verschil in drijfveren tussen overheden en marktpartijen. Een gemeente of waterschap wil binnen een project een zo hoog mogelijke kwaliteit, het beste voor de omgeving en een beheerst proces. Daartegenover staat het kwantitatieve belang van een marktpartij: budget en tijd gebaseerd op inbreng van (eigen) technische expertise. De doelstellingen zijn niet altijd gelijk en mogelijk zelfs strijdig.

Met de Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) proberen overheden tijdens de aanbesteding die verschillen te overbruggen en de doelstellingen gelijk te trekken. Extra kwaliteit wordt beloond. Toch blijkt uit onderzoek dat in zeventig procent van de aanbestedingen met een kwaliteitscomponent de gunning alsnog naar diegene gaat met de laagste prijs. Het (kwalitatieve) onderscheidend vermogen is dus te laag of wordt onvoldoende beloond. BPKV (voorheen EMVI) rendeert daardoor voor  opdrachtgevers onvoldoende, terwijl het wel veel inspanning en dus kosten vergt.

Die kosten zijn bij projecten van meer dan een miljoen euro gemiddeld één procent. Bij projecten kleiner dan een miljoen ligt dit gemiddelde op tien procent. Als je bedenkt dat je gemiddeld vijf inschrijvers hebt per aanbesteding, dan is duidelijk dat de totaalkosten van de inschrijvers per aanbesteding flink kunnen oplopen.

Onder de huidige marktcondities hebben de marktpartijen de projecten voor het uitkiezen. Voor opdrachtgevers is het daarom des te belangrijker dat marktpartijen niet worden afgeschrikt door onnodig hoge tenderkosten. Flux Partners adviseert overheden hoe ze meer aandacht besteden aan het formuleren van een heldere uitvraag. Dit leidt tot minder zoektochten naar de invulling van gunningscriteria voor marktpartijen, waardoor tenderkosten afnemen. Vier tips voor overheden als aanbesteder:

• Wees transparant: Maak in de inschrijfleidraad helder waar de zorgen binnen het project liggen. Noem niet alleen de onderwerpen, maar informeer expliciet over de zorgpunten en problemen. Dan stellen marktpartijen gericht onderscheidende (en meetbare) oplossingen voor.
• Wees SMART: Formuleer duidelijke gunningscriteria met een bijbehorende scoringsmethodiek. Een heldere uitvraag levert gemiddeld 7,2 inschrijvers op, tegenover 3,2 inschrijvers bij een uitvraag die niet SMART is uitgewerkt.
• Beperk het aantal gunningscriteria: Geef gunningscriteria mee waarover opdrachtgever zich echt zorgen maakt. Beperk het aantal tot maximaal drie. Op een schaal van 0 tot 4 is de onderscheidend vermogen bij één gunningscriterium 2,83pt. Bij vier gunningscriteria is dit 1,60pt.
• Durf onderscheidend te scoren: Ook de aanbesteder heeft invloed op de onderscheidend vermogen tussen BPKV-documenten. Een inschrijver kan nooit honderd procent naar de wens van een aanbesteder beantwoorden. Komt de inschrijving toch dicht in de buurt van perfectie, durf dan de maximale score te geven. Hierdoor brengt de aanbesteder zelf onderscheid aan en maakt kwaliteit wél het verschil.

De uitdaging blijft groot om de drijfveren en denkwijzen van overheden en marktpartijen te begrijpen. Flux Partners overbrugt deze kloof. Wij kennen de vraagstukken waar marktpartijen en overheden tijdens aanbestedingen en contractfase mee worstelen. Die verbeterpunten passen wij toe in onze werkwijze met het Flux Partners Inkoopwiel. Wil je meer weten over onze werkwijze en het inkoopwiel? Neem dan contact op met onze adviseur Opdrachtgeverssupport Hannes van de Ven  op 06 525 65 500 of h.vdven@flux.partners.