Als adviseur tendermanagement werk ik elke dag met een team specialisten aan uitdagende en vaak complexe projecten. Deze projecten hebben allemaal een knetterharde deadline en het resultaat is het gevolg van serieuze team-effort. Efficiënt en effectief werken is vanaf dag één een absolute must om te komen tot een beheerst proces en een hoogwaardig eindproduct. Dit vraagt een hoge mate van concentratie en de nodige hersengymnastiek om alle benodigde informatie uit het team te krijgen en dit haarfijn op papier te zetten.
De druk en verantwoordelijkheid die ik voel om met het team binnen de beschikbare tijd te komen tot een onderscheidend eindproduct is erg hoog. Het is daarom erg belangrijk voor mijn dagelijks functioneren en motivatie om aandacht te hebben én te houden voor mijn werkplezier. Zelf houd ik het leuk door ten minste de volgende drie dingen te doen:
1. Ik zorg voor duidelijke werkafspraken. Als adviseur ben ik te gast bij klanten om samen te werken aan een mooi project. Natuurlijk denken we er allebei aan om alle zakelijke afspraken goed op papier te zetten zodat een goede samenwerking geregeld is. Maar er bestaat ook zoiets als een ‘psychologisch contract’. Dit is geen juridisch instrument, maar wel een belangrijk onderdeel van de samenwerkingsrelatie. Het overstijgt de samenwerking die nodig is voor het project. In het psychologische contract maak je werkafspraken over verwachtingen die je van elkaar hebt en hoe je met elkaar omgaat. Dit kun je doen door er aan het begin van een samenwerkingsrelatie expliciet over te praten en er vervolgens (los van de projectinhoud) over in gesprek blijven. Wanneer je allebei krijgt wat je verwacht, zal de motivatie en het plezier om samen te werken blijven. Oók na afloop van het project.
2. Ik pas afwisselende werkvormen toe. Van jongs af aan ontwikkelen we denkpatronen. Dit zijn denkgewoontes waarmee we eerder succes hebben gehad. Komen we in vergelijkbare situaties terecht, dan halen we dat denkpatroon snel boven en passen het opnieuw toe. Zo leren we als kind met vallen en opstaan te lopen, maar ook of we bij onze vader of moeder moeten zijn voor een snoepje. In ons werk hebben we ook denkpatronen ontwikkeld. Het totaal van alle denkpatronen en gewoonten die we in de loop van de jaren opbouwen, resulteert in steeds efficiënter en effectiever handelen. Een valkuil hierbij is dat het werkproces én het eindresultaat steeds vaker op elkaar gaan lijken en dat de aandacht voor nieuwe ideeën verslapt. In mijn werk heb ik gemerkt dat het helpt om werkvormen bewust af te wisselen, zodat iedereen gestimuleerd blijft om kritisch te blijven kijken naar de opgave van project en om de daadwerkelijke kennisoverdracht leuker te maken. Dit maakt het werken met veelal dezelfde materie afwisselender, houdt iedereen gemotiveerd en resulteert vaker in onderscheidende ideeën.
3. Ik zorg voor een ontspannen werksfeer waar gelachen mag worden. Humor is een van de belangrijkste instrumenten die je kunt toepassen om verhitte discussies te blussen en om de werksfeer onder tijdsdruk goed te houden. In een tender moet het team in een relatief korte periode een oplossing bedenken die van meerwaarde is voor de Aanbesteder en ook onderscheidend is ten opzichte van andere inschrijvingen. Dit legt vanaf de eerste dag een enorme druk op het tenderteam. Onder druk ontstaan vaak mooie dingen, maar het geeft ook een hoge mate van stress. Tegen het einde van de tender is dit voor iedereen voelbaar. Humor helpt dan om te relativeren en om de stress bespreekbaar te maken. Door deze letterlijke ontspanning in het team te brengen, creëer je ruimte om elkaar weer te kunnen horen en ruimte om na te kunnen denken. Dit werkt uiteindelijk veel efficiënter en effectiever dan werken in een verkrampte en stressvolle werksfeer. Bovendien houdt iedereen op deze manier het plezier in het werk!
Bij Flux Partner is een van onze vijf kernwaarden: ‘Het moet wel leuk blijven’. Dit betekent dat we het belangrijk vinden dat iedereen zijn of haar werk leuk blijft vinden, er veel gelachen wordt en iedereen in staat is om te kunnen relativeren. Hoe vanzelfsprekend het ook mag klinken, in de praktijk neigen we dit nog wel eens te vergeten als de tijd dringt en als richting de eindstreep de spanningen oplopen. Ik ben benieuwd: hoe houd jij het leuk?
Rob Tönissen