Werken aan het spoor vereist strakke planning

Strukton Rail stond voor de uitdaging om het project ‘Zwolle Gelijktijdig’ tot een succes te maken. Opdrachtgever ProRail gaf Strukton één jaar de tijd om dit project (omvang van ongeveer 16 miljoen euro) op te leveren. Strukton is een expert op het gebied van bouwen van spoorlijnen en het coördineren ervan. Om zeker te weten dat het project ook procesmatig een succes zou worden, schakelde Strukton Flux Partners in.

Procesbeheersing is de laatste jaren en zeker bij de grotere en complexe bouwprojecten steeds belangrijker geworden. Opdrachtgevers eisen in toenemende mate dat er risicogestuurd gewerkt wordt zodat projecten aantoonbaar werkend opgeleverd worden. Om te excelleren als projectteam, moet je kunnen beschikken over sterspelers.

Door bij de start van het project hoog in te zetten op voorbereiding, creëer je de mogelijkheid om de kaders waarbinnen gewerkt wordt goed af te stemmen. Wat verwachten wij van elkaar? Wie voert welke taken uit? Wie is verantwoordelijk voor die taken? Wat als een proces niet volgens plan loopt? Hoe gaan we om met fouten?
Vooraf bespreek je scenario’s waarover discussie kan ontstaan, je loopt het complete project langs op mogelijke knelpunten en risico’s. Zo voorkom je onduidelijkheid over wat er precies moet gebeuren en het team is voorbereid op waar het mis zou kunnen gaan. Met deze tijdsinvestering vooraf is het gegarandeerd dat er ook daadwerkelijk wordt gebouwd wat er wordt gevraagd én worden mogelijke vertragingen tot een minimum beperkt. Zo profiteren opdrachtgever én opdrachtnemer in financieel, planmatig en kwalitatief opzicht.

Bij ‘Zwolle Gelijktijdig’ was de timing in het hele project cruciaal. Er moest gewerkt worden volgens een strakke dienstregeling, en er was slechts een buitendienststelling van negen dagen. Planning en dus ook de afstemming van alle processen moesten perfect op elkaar aansluiten.

Typisch Flux
Koen Hemink was de Fluxer op dit project van Strukton. Koen is een coördinator pur sang en stuurt makkelijk bij – hij houdt altijd grip op de situatie. Hij weet precies wat hij nodig heeft om een succesvol projectteam op de rit te krijgen, waarin het voor iedereen helder is wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Zijn uitgangspunt: samen halen we het beste uit het team. En dan moet je kritisch durven zijn. Niet alleen hijzelf, dat verwacht hij van iedereen! Koen wil echt verschil maken in zijn werk, alle betrokkenen naar een hoger plan tillen. Vragen als ‘Waarom doen wij dit zo?’ en ‘Kan het niet anders of beter?’ behoren dan ook tot het standaardrepertoire van elk team waarin hij werkt. Ook bij Strukton.

De kou trotseren
De grootste uitdaging binnen het project was de negendaagse buitendienststelling. In die periode reden er geen treinen over het traject en werden er bussen ingezet. In deze negen dagen spande het erom: er moest ontzettend veel gebeuren. Iets wat normaliter net past binnen negen dagen. Kwestie van heel strak plannen. Laat het nou net tijdens de buitendienststelling gaan vriezen dat het kraakte. De extreme kou maakte het onmogelijk om de werkzaamheden uit te voeren. En zelfs als er ondanks de kou wel gewerkt kon worden, was het nog steeds onaangenaam. Als de sfeer is ‘samen gaan we ervoor’ kan dat het team en het werk vooruithelpen: mensen worden creatiever. Een werkvoorbereider belde met Radio 538, over de kou, het toch door moeten werken, en hoe pittig dat was. Dat raakte een snaar: het radiostation kwam langs met warme chocolademelk voor de bouwers.

Het verschil maken
Flux Partners is een relatief kleine organisatie waardoor we snel kunnen schakelen in capaciteit. Het bedrijf wil met zijn adviezen echt bijdragen aan de projecten waar zijn specialisten op werken. Flux Partners wil kennis achterlaten, en daarmee een boost geven aan de kwaliteit van procesbeheersing bij de opdrachtgever. Flux betrekt de medewerkers van de opdrachtgever actief bij de gekozen aanpak en neemt ze mee in het denkproces. En dat werkt lang door.