Planning

Een planning is een cruciaal onderdeel van projectbeheersing met als uiteindelijk doel het afleveren van het werk binnen de vastgestelde periode.

Wat is een planning?

Een planning is een chronologisch overzicht van de verschillende activiteiten die binnen een project doorlopen moeten worden om het werk op tijd af te leveren. Dit kan bijvoorbeeld een brug zijn.

Belangrijke onderdelen in een planning zijn:

• De projectfasen die minimaal bestaan uit de projectdefinitiefase en uitvoeringsfase. De uitvoeringsfase wordt meestal onderverdeeld in het ontwerp, de voorbereiding, realisatie en implementatie.
• De mijlpalen die de belangrijke gebeurtenissen in het project weergeven waarmee de project voortgang wordt gemeten, zoals een afgerond ontwerp.
• De beslispunten of Go/No Go momenten. Dit zijn momenten in het project waarop de opdrachtgever de beslissing neemt om wel of niet door te gaan met het project. Veel gebruikte beslispunten zijn de faseovergangen.

Hoe maak ik een balkenschema (Gantt chart)?

Een balkenschema of Gantt chart is een veelgebruikte methode om een planning vorm te geven. Veelgebruikte programma’s voor het creëren van een balkenschema zijn Microsoft Project en Primavera. In onderstaande afbeelding is de essentie van een balkenschema weergegeven.

Het stappenplan is als volgt:

• Het identificeren van alle activiteiten.
• Het vaststellen van de onderlinge relaties tussen de activiteiten.
• Het vaststellen van de duur van alle activiteiten.
• Het uitwerken van het schema met bovenstaande informatie.
• Het toevoegen van de beslispunten.
• Het doorrekenen van de speling per activiteit. De speling van een activiteit is de hoeveelheid tijd dat een activiteit kan vertragen zonder dat de totale doorlooptijd van het project wordt vergroot.
• Het bepalen van de kritieke activiteiten. De kritieke activiteiten liggen op een kritiek pad wat betekent dat een vertraging in een kritieke activiteit een vertraging in het totale project tot gevolg heeft.

De eerste vijf stappen vormen de basis van de planning waarin elke activiteit, de onderlinge relatie en duur bekend is. In stap 6 wordt bepaald wat de speling is per activiteit. Om dit te berekenen begint men bij de eerste activiteit en het bekende startmoment van het project. Vervolgens om de vroegste start van de opeenvolgende activiteit te bepalen, telt men de duur van voorliggende activiteit op bij de starttijd van de voorliggende activiteit. Op deze manier bepaal je vanaf de start tot en met het einde van het project de vroegst mogelijke start van elke activiteit. De speling wordt dan bepaald door vanaf het einde terug te rekenen en de laatst mogelijke start te bepalen van elke activiteit. Het verschil tussen de vroegst en laatst mogelijke start is de speling van een activiteit. Als er geen speling is bij een activiteit is het onderdeel van het kritieke pad.

Hoe optimaliseer ik een planning?

Soms moet de doorlooptijd van een planning verkort worden, omdat de deadline niet gehaald zal worden door bijvoorbeeld vertraging. Bij het verkorten van de planning moet je altijd controleren of er een nieuw kritiek pad ontstaat. De planning kan geoptimaliseerd worden door twee methoden:

• Crashing: de doorlooptijden van de activiteiten op het kritieke pad inkorten. Dit kan bereikt worden door de inzet van extra mensen en middelen.
• Fast track: activiteiten die na elkaar plaatsvinden gedeeltelijk laten overlappen.