In de wereld van contracten en projectuitvoering kunnen situaties ontstaan waarin beloofde afspraken niet worden nagekomen of bouwprojecten vertraging oplopen. In zulke gevallen kunnen betrokken partijen actie ondernemen door claims in te dienen. Het beheren van deze claims, bekend als Claim Management, speelt een cruciale rol bij het waarborgen van een eerlijk en transparant aanbestedingsproces.
Wat is Claim Management?
Claim Management is een onderdeel van contractmanagement. Het omvat het proces van het identificeren, beoordelen, indienen, onderhandelen en oplossen van claims binnen projecten en contracten. Een claim is een formele verklaring waarin een partij aanspraak maakt op financiële aanpassingen, tijdsverlengingen, of andere vormen van compensatie. Deze claims kunnen bijvoorbeeld voortkomen uit vertragingen, wijzigingen in scope, kwaliteitskwesties.
De rol van een claimmanager
Een claimmanager speelt een centrale rol in het proces van Claim Management. Deze professional is niet alleen verantwoordelijk voor het coördineren en beheren van claims, maar speelt ook een rol in het proactief identificeren van potentiële conflictsituaties en het bedenken van strategieën om deze te verminderen.
Daarnaast heeft de claimmanager de taak om claims op te stellen en in te dienen wanneer contractuele problemen optreden. Dit omvat het proces van het verzamelen van relevante documenten en bewijsstukken, tot het opstellen van een heldere en overtuigende claim. Deze claims worden vaak ondersteund door juridische argumenten die de contractuele voorwaarden en relevante wet- en regelgeving benadrukken.
Het uiteindelijke doel van de claimmanager is om geschillen op een eerlijke en efficiënte wijze op te lossen, terwijl de relaties en reputatie van alle betrokken partijen worden beschermd.
Het proces van Claim Management
Er zijn verschillende fasen binnen het proces van Claim Management:
- Identificatie en documentatie: In deze fase identificeert de claimmanager mogelijke bronnen van claims en verzamelt hij relevante feiten en bewijsstukken. Dit kan variëren van contractdocumenten en planningen tot correspondentie en rapporten.
- Analyse: De claimmanager analyseert de verzamelde informatie om de impact en omvang van de claim te beoordelen. Kosten en schade worden gekwantificeerd en juridische grondslagen worden vastgesteld.
- Opstellen van de claim: De claimmanager stelt een duidelijke en gedetailleerde claim op, onderbouwd met feiten, bewijsmateriaal en juridische argumenten. Contractuele voorwaarden en relevante wet- en regelgeving worden overwogen.
- Onderhandeling en oplossing: De claimmanager overlegt met de betrokken partij(en), legt de claim uit en onderhandelt over mogelijke oplossingen. Het doel is om tot een aanvaardbare en eerlijke resolutie te komen.
- Arbitrage of rechtszaak (indien nodig): Als geen overeenstemming wordt bereikt, kan het nodig zijn om verdere stappen te ondernemen, zoals arbitrage of het starten van een rechtszaak.