Bij grotere en complexere projecten in de infra, bouw en energie maken opdrachtgevers tijdens de aanbestedingsprocedure vaak gebruik van dialoogrondes. Een dialoogronde is een belangrijk moment in het aanbestedingsproces waarin inschrijvers en opdrachtgever individueel met elkaar in gesprek gaan. Het doel van een dialoogronde is om specifieke onderdelen van de opdracht of voorgestelde oplossingen te verduidelijken, uit te werken en af te stemmen. Deze rondes bieden inschrijvers de mogelijkheid om hun analyse van de uitvraag te toetsen, conceptmaatregelen te presenteren en feedback van de opdrachtgever te ontvangen. Het voeren van een goede dialoog is de manier om een inschrijving te optimaliseren.
Dialoogrondes kunnen verschillende vormen aannemen, bijvoorbeeld een concurrentiegerichtedialoog of een concurrentiegerichte dialoog light (CDL). De onderwerpen die worden besproken, worden van tevoren vastgelegd in een dialoogagenda. Een dialoog is strikt vertrouwelijk, er wordt geen officieel of openbaar verslag gemaakt, maar aanwezigen mogen wel aantekeningen maken. Dit leidt tot open en eerlijke uitwisseling van ideeën, zonder het risico dat concurrenten de verworven inzichten kunnen overnemen.
Tijdens een dialoogronde toetsen we de belangrijkste opvattingen per doelstelling. Hierbij worden gunningscriteria uit de leidraad getoetst: “Wat is het wel?” en “Wat is het niet?” Daarnaast worden de grootste zorgen van de inschrijver en/of de opdrachtgever besproken, zoals: “wat zijn de aandachtspunten rond de aanbesteding?” en “wat is de vraag achter de (uit)vraag?”.
De dialoogronde is ook een informele gelegenheid waarin inschrijvers en de opdrachtgever zaken kunnen bespreken en verkennen. Naast inhoudelijke verdieping is de dialoogronde een moment waarop beide partijen verwachtingen en prioriteiten kunnen verkennen en beter begrijpen. Voor de opdrachtgever is het een kans om te beoordelen of er vertrouwen is in de inschrijver en of de samenwerking als prettig wordt ervaren. Voor de inschrijver is het de mogelijkheid om twijfels weg te nemen, pijnpunten te toetsen en de juiste vragen te stellen.
Na afloop van de dialoogrondes dienen inschrijvers hun definitieve inschrijvingen in, die worden beoordeeld volgens de gunningscriteria uit de aanbestedingsleidraad. De dialoogfase speelt een sleutelrol in het winnen van een aanbesteding, omdat het voor de inschrijver het moment is om zijn strategie te toetsen en het informele moment is om onduidelijkheden en twijfels wegnemen te nemen bij de opdrachtgever.
Er zijn verschillende vormen van dialoogrondes. Zo is er de Concurrentiegerichte Dialoog Light en de Concurrentiegerichte Dialoog.