Een bestuursorgaan is de centrale speler bij het toewijzen van aanbestedingen in de publieke sector. Met inzicht in hoe bestuursorganen functioneren en hoe ze de ontvangen aanbiedingen evalueren, kunnen we bij Flux Partners strategieën ontwikkelen om de kans op het winnen van tenders te vergroten.
Wat is een bestuursorgaan?
Een bestuursorgaan is een overheidsinstelling of -entiteit die beslissingen maakt, regelgeving opstelt en taken uitvoert binnen een specifiek rechtsgebied. Bestuursorganen hebben de verantwoordelijkheid om wetten, voorschriften en beleidsrichtlijnen uit te voeren en toe te passen. Bij aanbestedingen is het bestuursorgaan verantwoordelijk voor het opstellen van de tenderdocumenten, het evalueren van de ontvangen aanbiedingen en het toewijzen van contracten aan de meest geschikte partijen.
Voorbeelden van bestuursorganen
Een voorbeeld van een bestuursorgaan is de Rijkswaterstaat. Dit is een uitvoerende dienst van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat in Nederland. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de infrastructuur, zoals wegen, bruggen, sluizen en waterwegen.
Een ander voorbeeld van bestuursorganen zijn gemeenten. Dit zijn autonome entiteiten met hun eigen bestuursstructuur die beslissingen nemen over zaken zoals ruimtelijke ordening, openbare diensten en lokale regelgeving.
Wat is een zelfstandig bestuursorgaan?
Een bijzondere variant van een bestuursorgaan is het zelfstandig bestuursorgaan (zbo). Een zbo is een organisatie die taken van bestuurlijke aard uitvoert, maar onafhankelijk opereert van de traditionele overheidsstructuur. Dit betekent dat zbo’s vaak een zekere mate van autonomie hebben bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van hun taken. Voorbeelden van zbo’s zijn de Kamer van Koophandel, de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR).
Kaderwet zelfstandige bestuursorganen
De Kaderwet zelfstandige bestuursorganen vormt het juridische kader voor de oprichting, taken en werkwijze van zbo’s in Nederland. Deze wet stelt eisen aan de transparantie, verantwoording en rechtsbescherming bij de activiteiten van zbo’s. Het doel is om ervoor te zorgen dat de onafhankelijkheid van deze organen wordt gebalanceerd met de noodzaak van effectieve overheidscontrole en verantwoording.
Effectief contractmanagement tijdens de tenderfase van een project in de publieke sector
Tijdens de cruciale tenderfase draait het allemaal om het actief beheren en stroomlijnen van de activiteiten die samenhangen met het aanbestedingsproces. Dit is waar contractmanagement aan bod komt. Contractmanagement tijdens de tenderfase van een overheidsproject omvat de volgende taken:
- Grondige analyse van de aanbestedingsdocumenten: Contractmanagers moeten de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig analyseren om te begrijpen wat er wordt gevraagd en welke eisen worden gesteld door het bestuursorgaan. Hierbij dienen ze ook potentiële risico’s en uitdagingen te identificeren die zich tijdens het aanbestedingsproces kunnen voordoen. Deze analyse wordt vastgelegd in een Contract Risico Analyse (CRA).
- Identificatie van risico’s en kansen: Contractmanagers evalueren de aanbestedingsdocumenten om risico’s en kansen te identificeren voor zowel het bestuursorgaan als de betrokken partijen. Vervolgens ondernemen ze stappen om risico’s te minimaliseren en kansen te benutten. Als gevolg van deze evaluatie kan de Contractmanager de CRA aanpassen.
- Voorbereiding van reacties op de aanbestedingsdocumenten: Contractmanagers moeten reacties op de aanbestedingsdocumenten voorbereiden en binnen de vastgestelde termijn indienen bij het bestuursorgaan. Dit vereist precisie en nauwkeurigheid om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt verstrekt en de reactie aan alle vereisten van het bestuursorgaan voldoet. Het is cruciaal dat de Contractmanager de gestelde vragen tijdens de tenderprocedure goed opvolgt, omdat de antwoorden hierop aanzienlijke contractuele gevolgen kunnen hebben.
- Beheer van relaties met mogelijke partners/onderaannemers: Contractmanagers dienen potentiële partners te identificeren en te selecteren die kunnen bijdragen aan de aanbesteding van het bestuursorgaan. Ze beheren deze partners om ervoor te zorgen dat ze de vereiste informatie en documentatie verstrekken. Het is van belang dat de Contractmanager ervoor zorgt dat deze partners worden verbonden via een Letter of Intent (LOI) of een Tenderovereenkomst, conform de richtlijnen van het bestuursorgaan. Bijzondere aandacht is vereist voor geheimhouding en exclusiviteit zoals voorgeschreven door het bestuursorgaan.
- Beheer van offerteaanvragen: Contractmanagers dienen de offerteaanvragen te beheren en te waarborgen dat alle benodigde informatie tijdig wordt verstrekt en de offertes binnen de gestelde termijn worden ingediend bij het bestuursorgaan.
- Coördinatie van juridische en financiële activiteiten: Contractmanagers coördineren de juridische en financiële aspecten van de aanbesteding volgens de regels en voorschriften van het bestuursorgaan. Ze zorgen ervoor dat alle documentatie en informatie tijdig worden verstrekt, zodat het bestuursorgaan goed geïnformeerd is.
- Voortgangsbewaking: Contractmanagers houden toezicht op de voortgang van de aanbesteding, waarbij ze zorgen dat de deadlines worden gehaald en alle activiteiten binnen de gestelde tijdschema’s plaatsvinden volgens de planning van het bestuursorgaan.
- Communicatie: Contractmanagers onderhouden communicatie met alle betrokken partijen, zowel interne teams als externe partners, om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de voortgang en om eventuele problemen tijdig aan te pakken volgens de richtlijnen van het bestuursorgaan.