Bij aanbestedingen wordt vooraf vastgelegd in een contract welke prestaties de betrokken partijen moeten leveren. Om te zorgen dat de diensten volgens de overeengekomen scope van het contract worden uitgevoerd, is contractmanagement in het leven geroepen.
Wat is contractmanagement?
Contractmanagement is het transparant vastleggen en beheren van afspraken in een contract. Een contractmanager meet de prestaties en stuurt hier actief op bij. Met andere woorden: de contractmanager bewaakt of alle partijen voldoen aan hun verplichtingen zoals deze in het contract zijn vastgelegd. Zowel de prestaties van de opdrachtnemer als de prestaties van de aanbestedende partij worden bewaakt.
Het meten van de prestaties kan op basis van objectieve aspecten als kritische prestatie indicatoren (KPI’s), maar ook aan de hand van meer subjectieve aspecten als de samenwerking tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer.
Contractmanagement tijdens de tenderfase van een overheidsproject
Bij aanbestedingen van overheidsprojecten is het van essentieel belang om tijdens de tenderfase al aandacht te besteden aan contractmanagement. Dit proces, waarin de prestaties en verplichtingen van alle betrokken partijen worden vastgelegd en beheerd, legt de basis voor een succesvolle uitvoering van het project. De verantwoordelijkheden van contractmanagement tijdens deze fase omvatten onder andere:
- Analyse van de aanbestedingsdocumenten: Contractmanagers moeten de aanbestedingsdocumenten grondig analyseren om een diepgaand inzicht te krijgen in de vereisten en gestelde eisen. Hierbij hoort ook het identificeren van potentiële risico’s en uitdagingen die zich kunnen voordoen gedurende het aanbestedingsproces. Deze analyse wordt vastgelegd in een Contract Risico Analyse (CRA).
- Identificatie van risico’s en kansen: Het is de taak van contractmanagers om risico’s en kansen te identificeren op basis van de aanbestedingsdocumenten. Vervolgens moeten zij acties ondernemen om risico’s te minimaliseren en kansen te benutten. Indien nodig wordt de CRA aangepast op basis van deze identificatie.
- Voorbereiden van reacties op de aanbestedingsdocumenten: Contractmanagers moeten reacties op de aanbestedingsdocumenten nauwgezet voorbereiden en binnen de gestelde termijn indienen. Dit vereist nauwkeurigheid en precisie om ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie wordt verstrekt en dat de reactie volledig voldoet aan de gestelde eisen. Tijdens het beantwoorden van vragen tijdens de tenderprocedure is het van groot belang dat de contractmanager alert is, aangezien de antwoorden aanzienlijke contractuele implicaties kunnen hebben.
- Beheer van relaties met potentiële partners/onderaannemers: Contractmanagers moeten potentiële partners identificeren en selecteren die kunnen bijdragen aan het aanbestedingsproces en vervolgens hun betrokkenheid beheren. Hierbij hoort ook het verkrijgen van de benodigde informatie en documentatie van deze partners. Het essentieel dat de contractmanager deze partners verbindt via een Letter of Intent (LOI) of een Tender overeenkomst, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan aspecten zoals geheimhouding en exclusiviteit.
- Beheer van offerteaanvragen: Contractmanagers moeten het proces van offerteaanvragen beheren. Hierbij hoort ook ervoor zorgen dat alle vereiste informatie tijdig wordt verstrekt en dat de offertes binnen de vastgestelde termijnen worden ingediend.
- Coördinatie van juridische en financiële activiteiten: Het is de verantwoordelijkheid van contractmanagers om de juridische en financiële aspecten van de aanbesteding te coördineren. Hierbij is het van belang dat alle benodigde documentatie en informatie tijdig beschikbaar is.
- Monitoring van de voortgang: Contractmanagers moeten de voortgang van de aanbesteding nauwlettend in de gaten houden, zorgen dat deadlines worden gehaald, en ervoor zorgen dat alle activiteiten binnen de vastgestelde tijdlijnen worden uitgevoerd.
- Communicatie: Effectieve communicatie is van vitaal belang. Contractmanagers moeten constant in contact staan met alle betrokken partijen, zowel intern als extern, om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de voortgang en eventuele problemen tijdig kunnen worden opgelost.
Day-to-day contractmanagement
Day-to-day contractmanagement is een voortdurend proces dat ervoor zorgt dat het contract soepel wordt uitgevoerd, problemen snel worden aangepakt en alle betrokken partijen op de hoogte blijven van de voortgang en naleving van de contractuele afspraken tijdens de uitvoering van een bouwproject. Het zorgt ervoor dat alle contractuele verplichtingen worden nageleefd en het project soepel verloopt. Zo verloopt de maandelijkse cyclus van werkzaamheden voor een contractmanager:
- Maandrapportage bespreken: De contractmanager begint de maandelijkse cyclus door de maandrapportage van de voorgaande maand te bespreken met de opdrachtgever. Hierbij worden opmerkingen beoordeeld en besproken, waarbij de contractmanager aangeeft in hoeverre het commentaar contractueel correct is. Vervolgens verzamelt hij het commentaar op de beoordeling en presenteert dit aan de opdrachtgever.
- Prestaties monitoren: Gedurende de maand monitort de contractmanager voortdurend de prestaties om te verzekeren dat deze voldoen aan de contractuele verplichtingen. Dit omvat de bewaking van de kwaliteit van het geleverde werk, de voortgang van het project, en de naleving van de planning.
- Geschillen oplossen: Als er geschillen tussen de betrokken partijen ontstaan, adviseert de contractmanager de projectmanager en het management bij het vinden van oplossingen en zorgt ervoor dat eventuele problemen snel worden aangepakt. Bij deze stap hoort ook het beheren van veranderingen in het project en het oplossen van conflicten die zich kunnen voordoen.
- Contractuele veranderingen beheren: De contractmanager is verantwoordelijk voor het beheer van veranderingen, zoals wijzigingen in het contract, en zorgt ervoor dat deze correct worden geïmplementeerd. Dit omvat ook het evalueren van de impact van veranderingen op het project en het aanpassen van contractuele bepalingen om de overeenkomst up-to-date te houden.
- Risicobeheer: De contractmanager identificeert potentiële contractuele risico’s, evalueert hun impact op het project en ontwikkelt plannen om deze risico’s te minimaliseren
- Contractueel bewustzijn verhogen: Indien nodig draagt de contractmanager bij aan het vergroten van het contractuele bewustzijn bij zowel de aannemer als de opdrachtgever. Hierbij wordt objectief uitgelegd hoe de gesloten contracten in elkaar steken en welke rechten en plichten hieruit voortvloeien voor beide partijen.
- Documentatie beheren: De contractmanager waarborgt dat alle projectgerelateerde documentatie wordt beheerd en tijdig wordt verstrekt. Dit omvat het verzamelen, opslaan en beheren van contractuele documenten, wijzigingen, correspondentie en rapporten.
- Communicatie: De contractmanager onderhoudt voortdurende contractuele communicatie met alle betrokken partijen bij het project. Dit omvat het bijhouden van de projectvoortgang, het geven van updates en het rapporteren over de prestaties.
- Maandrapportage opstellen: Aan het einde van de maand stelt de contractmanager de maandrapportage op, waarin de prestaties van alle betrokken partijen, de voortgang van het project, de naleving van de planning, de kosten en eventuele opgeloste geschillen worden gerapporteerd.
- Reviewmoment: Tot slot bespreekt de contractmanager de maandrapportage met de opdrachtgever. Hij beantwoordt eventuele vragen om ervoor te zorgen dat er een duidelijk begrip is van de lopende contractuele verplichtingen en prestaties.
Waarom contractmanagement?
Met goed contractmanagement is er een betere afstemming tussen de betrokken partijen, en dus een grotere kans op het behalen van de aanbestedingsplannen.
Er zijn daarnaast verschillende doelstellingen die behaald kunnen worden met behulp van contractmanagement:
- Prestaties van de opdrachtnemer beheersen en verbeteren. Deze prestaties kunnen gaan over kwaliteit, kosten en tijd.
- Tevredenheid over de uitbestede dienst verhogen.
- Ondersteuning bieden aan de strategische besluitvorming over inkoop.
- Risicobeheersing met betrekking tot contracten met leveranciers.
- Efficiënter inkopen.
Voordelen van contractmanagement
Contractmanagement kan vele voordelen opleveren. Goed contractmanagement draagt bijvoorbeeld bij aan:
- Betere kwaliteit van de geleverde dienst
- Minder kosten door efficiënter werken, minder herstelwerk en tijdig zicht op eventueel meerwerk
- Soepelere processen en procedures
- Betere samenwerking en dus meer tevredenheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
- Betere interne en externe communicatie
- Meer transparantie
- Minder financiële, commerciële en juridische risico’s
- Inzicht in de mate waarin opdrachtnemers voldoen aan de contractuele afspraken
- Inzicht in de prestaties van de opdrachtnemers
Risico’s van contractmanagement
Het komt regelmatig voor dat het proces in werkelijkheid afwijkt van de voorwaarden in het contract. Het is namelijk vrijwel onmogelijk om alle acties van de opdrachtnemer te controleren, om te zien of het product of de dienst wel is geleverd zoals is afgesproken. Toch is het belangrijk om erop toe te zien dat de afspraken zo veel mogelijk worden nageleefd, om te voorkomen dat er afwijkingen in de uitvoering plaatsvinden. Afwijkingen in de uitvoering kunnen bijvoorbeeld leiden tot kostenoverschrijdingen en vertragingen in het proces. Er moet dan een vertragingsanalyse worden gedaan. Met name voor contracten met een groot financieel of politiek belang is het belangrijk dat dit wordt gedaan.
Het onderdeel van contractmanagement dat zich bezighoudt met het voorkomen van deze risico’s is risicomanagement.