Om een (bouw)project in goede banen te leiden, is een duidelijke projectbeheersing van essentieel belang. Projectbeheersing is een terugkerend fenomeen in diverse sectoren en bestaat uit verschillende fasen. Het begrijpen, monitoren en sturen van een project binnen verschillende stadia omvat de hoofdkern van het begrip projectbeheersing. Om inzicht te krijgen in de tijd, prestaties en de kosten van het opzetten van een project is projectbeheersing de belangrijkste stap binnen procesmanagement. In dit artikel laten we zien wat er bij projectbeheersing komt kijken.
Hoe ziet projectbeheersing eruit?
Hoewel projectbeheersing voor elk project verschillend is, zijn de fasen en elementen veelal hetzelfde. De eerste stap van projectbeheersing is de projectopdracht. Hierin is de scope en planning van het project vastgelegd. Om te zorgen dat de uitvoering van het project goed verloopt, kijkt het projectteam hoe zij de beschikbare tijd, geld en kwaliteit op de juiste manier kunnen inzetten. Voor een perfecte projectbeheersing heeft het projectteam soms extra informatie nodig, bijvoorbeeld voor het benutten van kansen of om bedreigingen van buitenaf te doorgronden. Hiervoor wordt ook wel risicomanagement toegepast.
Projectbeheersing volgens en de GROTICK Aspecten
Projectbeheersing is een essentieel onderdeel van succesvol projectmanagement. Vaak worden verschillende disciplines binnen deze praktijk over één kam geschoren, maar in werkelijkheid bestaan er acht specifieke disciplines die samen de GROTICK aspecten vormen. Deze acronym staat voor Geld, Risicomanagement, Organisatie, Tijd, Informatiemanagement, Communicatie, Kwaliteit, en Scope- en wijzigingenbeheer.
-
Geld/Kosten: Het eerste aspect, geld of kosten, betreft het budgetteren en bewaken van de financiën van een project. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat het project binnen de financiële kaders blijft.
-
Risicomanagement: Risicomanagement houdt in dat mogelijke risico’s worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Dit stelt projectleiders in staat om proactief te reageren op potentiële problemen voordat ze zich voordoen.
-
Organisatie: De organisatie van een project betreft de structuur en de verantwoordelijkheden binnen het projectteam. Een heldere organisatie bevordert de samenwerking en efficiëntie.
-
Tijd: Tijdbeheer is van groot belang voor het behalen van deadlines. Dit omvat planning, uitvoering en het monitoren van de voortgang van het project.
-
Informatiemanagement: Informatiemanagement zorgt ervoor dat relevante gegevens en documentatie goed worden beheerd en toegankelijk zijn voor alle betrokkenen.
-
Communicatie: Effectieve communicatie is essentieel voor het succes van een project. Het zorgt ervoor dat alle stakeholders goed geïnformeerd zijn en dat er geen misverstanden ontstaan.
-
Kwaliteit: Kwaliteitsbeheer betreft het waarborgen dat het eindproduct voldoet aan de gestelde eisen en normen. Dit omvat kwaliteitscontrole en -borging.
-
Scope- en wijzigingenbeheer: Tot slot is scope- en wijzigingenbeheer belangrijk om ervoor te zorgen dat het project binnen de vastgestelde grenzen blijft en dat wijzigingen goed worden beheerd.
Door deze acht disciplines effectief te integreren, kunnen projectmanagers de kans op een succesvol project aanzienlijk vergroten.
IPM projectbeheersing
Integraal Projectmanagement, oftewel IPM, heeft als voornaamste doel de projecten van publieke instellingen vakkundig uit te voeren. Het IPM-model is door Rijkswaterstaat geïntroduceerd om infrastructurele projecten beter te beheersen en op dezelfde manier aan te sturen. Het IPM-gedachtegoed draagt bij aan een optimale beheersing en integriteit van alle facetten binnen een project. Door een manager projectbeheersing aan te stellen, worden risico’s van het project beperkt. De rol van een manager of adviseur projectbeheersing is het aansturen van het projectteam, en als eindverantwoordelijke zorg dragen voor het beheersen van eventuele risico’s van een project.