Om een (bouw)project in goede banen te leiden, is een duidelijke projectbeheersing van essentieel belang. Projectbeheersing is een terugkerend fenomeen in diverse sectoren en bestaat uit verschillende fasen. Het begrijpen, monitoren en sturen van een project binnen verschillende stadia omvat de hoofdkern van het begrip projectbeheersing. Om inzicht te krijgen in de tijd, prestaties en de kosten van het opzetten van een project is projectbeheersing de belangrijkste stap binnen procesmanagement. In dit artikel laten we zien wat er bij projectbeheersing komt kijken.
Hoe ziet projectbeheersing eruit?
Hoewel projectbeheersing voor elk project verschillend is, zijn de fasen en elementen veelal hetzelfde. De eerste stap van projectbeheersing is de projectopdracht. Hierin is de scope en planning van het project vastgelegd. Om te zorgen dat de uitvoering van het project goed verloopt, kijkt het projectteam hoe zij de beschikbare tijd, geld en kwaliteit op de juiste manier kunnen inzetten. Voor een perfecte projectbeheersing heeft het projectteam soms extra informatie nodig, bijvoorbeeld voor het benutten van kansen of om bedreigingen van buitenaf te doorgronden. Hiervoor wordt ook wel risicomanagement toegepast.
Projectbeheersing volgens het GOKIT-model
Typerend voor projectbeheersing is dat niets vaststaat en dat tijdsdruk vaak op de loer ligt. Het GOKIT-model helpt om goed overzicht van het project te hebben. GOTIK is een acroniem voor de belangrijkste elementen waar zowel de projectmanager als het projectteam op sturen:
- Geld: Het budget van het project, dus het in kaart brengen van de tarieven van de teamleden en de geldstromen. Het budget kan worden bijgesteld indien de klant of opdrachtgever dit noodzakelijk acht.
- Organisatie: Het managen van het team. Het projectteam samenstellen en aansturen is een kwestie van organiseren. Hierbij worden verantwoordelijkheden aan projectleden toegekend en menselijke aspecten bewaakt.
- Kwaliteit: Opgestelde kwaliteitseisen zijn noodzakelijk omdat hiermee de voortgang kan worden bewaakt, zodat het projectresultaat aan de gewenste kwaliteit voldoet.
- Informatie: Welke informatie komt bij wie en op welke manier terecht? Informatie betreft ook de voortgangsbewaking: het inplannen van overlegmomenten met het gehele team en nagaan of de gemaakte afspraken worden nagekomen.
- Tijd: Het inschatten van de duur van de activiteiten en de inzet van het projectteam. Het element tijd betreft ook de voortgang en deadlines van het project.
GOKIT komt binnen projectbeheersing tot uiting in projectplannen, de voortgangsbewaking en de verantwoording van het project. In het plan van aanpak zijn aspecten zoals tijd, geld en kwaliteit en risico’s opgenomen. Het uiteindelijke doel van projectbeheersing is dat met het project uitvoert binnen de vastgestelde principes van geld, tijd en kwaliteit.
IPM projectbeheersing
Integraal Projectmanagement, oftewel IPM, heeft als voornaamste doel de projecten van publieke instellingen vakkundig uit te voeren. Het IPM-model is door Rijkswaterstaat geïntroduceerd om infrastructurele projecten beter te beheersen en op dezelfde manier aan te sturen. Het IPM-gedachtegoed draagt bij aan een optimale beheersing en integriteit van alle facetten binnen een project. Door een manager projectbeheersing aan te stellen, worden risico’s van het project beperkt. De rol van een manager of adviseur projectbeheersing is het aansturen van het projectteam, en als eindverantwoordelijke zorg dragen voor het beheersen van eventuele risico’s van een project.