De term Work Breakdown Structure – of de afkorting WBS – wordt gebruikt in projectmanagement. Het doel van een WBS is om structuur aan te brengen in alle activiteiten die bij het project horen.
Wat is een Work Breakdown Structure?
Een Work Breakdown Structure is een hiërarchisch schema van de activiteiten binnen een project. Deze activiteiten kunnen gaan over onder andere planning, kosten en verantwoordelijkheden. In een WBS worden de activiteiten opgesplitst in subactiviteiten. Hierdoor is het project overzichtelijker en beter beheersbaar.
Work Breakdown Structure maken
Bij het maken van een Work Breakdown Structure is de zogenoemde top-down benadering het meest voorkomend. Hierbij wordt gewerkt met een vooropgesteld projectplan, waarbij de hoofdwerkpakketten al bekend zijn. Door deze op te splitsen in gedetailleerde activiteiten, en eventueel weer te verdelen in subactiviteiten ontstaat een hiërarchische werkpakketstructuur die kenmerkend is voor een WBS. Het maken van een WBS doe je dan met de volgende stappen:
- Benoem bovenaan het schema het beoogde eindresultaat.
- Zet daaronder de belangrijkste aandachtsgebieden. Bij veel projecten kun je de zes standaard fasen van een project gebruiken, dus de initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, uitvoeringsfase en nazorgfase.
- Benoem per aandachtsgebied welke taken erbij horen.
- Benoem per taak de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Splits de activiteiten zodanig op dat de verantwoordelijkheid van één activiteit aan één persoon kan worden gekoppeld.
Planningssoftware zoals Relatics is een efficiënt hulpmiddel om een Work Breakdown Structure te maken. Het geeft gemakkelijk inzicht in de deeltaken die leiden tot de hoofdtaken en het uiteindelijke resultaat van het project.
OBS, WBS of PBS?
Naast WBS zijn er nog andere afkortingen voor hiërarchische schema’s die worden gebruikt binnen projecten. Hieronder volgt een kort overzicht van deze afkortingen:
- OBS: Organizational Breakdown Structure, oftewel een hiërarchisch model waarmee de organisatie van een project duidelijk wordt gemaakt. In een OBS staat precies welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor welke onderdelen van het project.
- PBS: Product Breakdown Structure, oftewel de hiërarchische structuur van de producten en materialen die nodig zijn voor het project. Het maakt inzichtelijk uit welke componenten het eindproduct bestaat en wat ervoor nodig is om deze componenten te leveren.
- CBS: Cost Breakdown Structure, oftewel een hiërarchische weergave van de verschillende kosten per activiteit binnen het project. Zo is er een goed overzicht van de kosten en is het budget gemakkelijk te beheersen.